On ne s’en sort pas, la période des fêtes est à nos portes! Période de réjouissances pour certains et problématiques de gestion de vacances pour d’autres? Comme employeur, avez-vous réfléchi à l’impact de la gestion de vos congés sur le bon fonctionnement ainsi que le rendement de votre entreprise? Voici quelques bonnes pratiques, pour que vous puissiez vous reposer en toute plénitude!
1. Organisez-vous!
Si ce n’est pas déjà fait, mettez en place un système clair d’octroi de vacances, tel que « premier arrivé, premier servi » ou encore la version plus traditionnelle d’octroi par ancienneté. L’important, c’est d’adapter votre méthode à la couleur de votre entreprise et de bien la communiquer à votre équipe.
Une fois le modèle choisi, tel un vrai planificateur, vous convergez les congés vers un calendrier maison ou encore pour les plus aguerris, un logiciel de planification de vacances! Le but? Permettre à tout le monde de prendre du repos, tout en évitant qu’une équipe complète soit absente au même moment!
2. Planifiez et formez
Vous devez assurer la relève des responsabilités des employés qui seront absents. Demandez-leur de dresser une liste des tâches essentielles et d’identifier qui pourrait effectuer ces tâches, sans que ça ne représente une surcharge de travail pour leurs collègues, ni que vos clients ne ressentent l’impact de cette absence.
Ensuite, déléguez officiellement les nouvelles responsabilités et assurez-vous que vos ressources soient bien formées pour réaliser ces tâches temporaires. Au besoin, planifiez un transfert des connaissances officiel. Petit conseil : formez en continu vos employés à faire les tâches des autres et assurez-vous qu’il est possible de rapidement réorganiser les responsabilités en cas de besoin. Vous éviterez ainsi le découragement des employés qui tiendront le fort, rendrez votre équipe plus agile et assurerez la fluidité de vos opérations.
3. Avez-vous pensé à fermer boutique?
Vous êtes-vous demandé ce qui arriverait si vous imposiez une période de vacances fixe à vos employés et que vous fermiez temporairement les portes de votre entreprise? Si ce n’est pas le cas, entamez dès maintenant la réflexion, ceci pourrait permettre de simplifier votre processus de gestion des vacances et permettre un repos complet et total à l’ensemble de vos employés. Attention! Vous ne devez pas manquer d’échéances fiscales ni d’engagements auprès de vos clients!
4. Vous avez le droit de dire non
Le fait de pouvoir refuser une demande de vacances fait partie de vos droits et vous devez en être conscients. Si un employé demande des vacances alors que c’est impossible pour assurer le bon fonctionnement du département ou même de l’ensemble de vos opérations, vous pouvez refuser ou encore, proposer un compromis lorsque cela est possible.
5. Informez des absences
Assurez-vous que vos employés signifient clairement leur absence. Demandez-leur d’enregistrer un message d’absence sur leur boîte vocale et de courriels ou tout autre moyen de communication. En bon planificateur, vous leur proposerez peut-être même des modèles! Prévoyez envoyer une infolettre à vos clients en précisant que vous serez fermé ou encore à effectif réduit, afin d’éviter des frustrations.
6. Respectez les normes
Dans l’ensemble du processus, assurez-vous de respecter les Lois qui régissent votre entreprise. Comme vous êtes passionné, vous voulez dire oui à tous vos employés et ce, sans limites. Mais qu’adviendrait-il si un employé décidait de porter plainte contre vous parce que vous n’avez pas respecté ses droits ou qu’il se sent lésé? Cette situation peut être évitée en vous informant des Lois qui régissent les congés et les absences. Ainsi vous pourrez dormir l’esprit tranquille!
Le mot de la fin
Nous espérons que nos conseils vous permettront d’éviter le surmenage de vos employés, de permettre la fluidité de vos opérations et surtout, de vous permettre de décrocher!
L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de votre entreprise.
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