Par Sarah Massicotte, CRHA

Que vous soyez à Sept-Îles ou à Montréal, la compétitivité d’une PME au Québec en 2021 passe inévitablement par la gestion de ses ressources humaines. Question de faire plus avec moins et surtout, de se démarquer, comment obtenir du financement RH?

La prise de conscience

Vous êtes gestionnaire et vous prenez conscience de l’impact de la gestion des ressources humaines sur la performance de votre entreprise et vous souhaitez demeurer compétitif et implanter des pratiques améliorées en matière de recrutement, de développement et de rétention des employés?

Vous ne disposez pas des ressources, de l’expertise ou du budget pour vous soutenir dans l’amélioration de la gestion des RH et ce, malgré toutes vos bonnes idées? Bonne nouvelle, les interventions qui visent à améliorer les pratiques de recrutement, de gestion des employés, de la formation et plus encore, qui soutiennent la performance des organisations, sont subventionnées!

Les offres de financement RH

Emploi-Québec, qui a notamment pour mission de contribuer à développer l’emploi et la main- d’œuvre, met à la disposition des entreprises du Québec plusieurs subventions afin de soutenir les initiatives RH. Les programmes offerts aux PME, dont la priorité est accordée aux entreprises détenant de 6 à 99 employés, sont résumés ci-dessous :

• Aide à la création d’emploi : Subventions de 25 % pour la mise en œuvre d’un plan de formation et 50 % pour la création d’un service de gestion des ressources humaines pour créer, au cours d’une période de 24 mois, 50 nouveaux emplois à temps plein et durables.

• Programme d’aide à l’intégration des immigrants et minorités visibles : Subvention salariale de 30 à 52 semaines pour la recrue et le personnel accompagnateur incluant le remboursement des coûts visant à adapter vos pratiques ou outils de gestion aux particularités culturelles de la personne et certains coûts de formations pour la mise en place d’un emploi durable à un immigrant ou une personne issue d’une minorité visible.

• Subventions salariales pour employés : Subvention salariale de 30 à 52 semaine pour la personne embauchée et, sous certaines conditions, le personnel accompagnateur incluant le coût de formations d’appoint pour l’embauche d’une personne éprouvant des difficultés à trouver un emploi, tel un prestataire de la sécurité du revenu ou de l’assurance-emploi.

• Contrat d’intégration au travail : Aide financière qui offre un soutien au salaire, un remboursement des dépenses engagées pour adapter le poste de travail et du soutien technique pour l’embauche d’une personne handicapée.

• Soutien en gestion des ressources humaines : Subvention pouvant atteindre 50% des honoraires professionnels pour des services de diagnostic d’entreprise, accompagnement de gestion (coaching), mise sur pied d’un comité de concertation et soutien en gestion de ressources humaines.

Dans ce volet, comme dans tout autre, Emploi-Québec modifie parfois les conditions de participations, les montants octroyés en subvention ou encore les dates de participations reconnues. Il faut donc continuellement être à l’affût des programmes et leurs modalités.

Par exemple, dû à la pandémie actuelle, Emploi-Québec reconnaît et subventionne les initiatives de soutien en gestion des ressources humaines dont le but est de maintenir un environnement de travail sain malgré le stress. Ce faisant, les projets permettant le soutien en santé mentale des employés, par le biais d’un Programme d’aide aux employés (PAE) par exemple sont admissibles. Cette aide, pouvant atteindre 85% des honoraires d’un professionnel en santé mentale (psychologue, psychothérapeute, travailleur social, médecin, etc.), peut atteindre jusqu’à 20K$ par entreprise et ce, jusqu’au 31 mars 2021!

• Mise sur pied d’un département RH : Subvention pouvant atteindre 50% des honoraires professionnels pour monter le projet et subvention de 50% du salaire de la personne embauchée pour 12 mois.

• Stabilisation de l’emploi : Subvention de 50 % du salaire du personnel dont l’emploi a été stabilisé, jusqu’à concurrence de 5 000$ par emploi pour une période de 52 semaines pour offrir une solution de rechange au licenciement en allongeant les périodes de travail du personnel à statut précaire ou qui occupe des emplois saisonniers.

• Aménagement et réduction du temps de travail : Subvention pouvant atteindre 50 % des dépenses admissibles occasionnées par la mise en œuvre du plan d’aménagement et de réduction du temps de travail, incluant les frais engagés par le comité de concertation en entreprise et ce, pour une période de 12 à 36 mois.

• Mesure de formation de la main-d’œuvre : Subvention de 50% des dépenses admissibles aux fins de formation pour soutenir le développement des compétences des personnes qui risquent de perdre leur emploi et aider à maintenir les expertises en place dans votre entreprise.

• Programme d’apprentissage en milieu de travail (PAMT) : Subvention de 50% des dépenses admissibles aux fins de formation + Crédit d’impôt de Revenu Québec variant entre 24% et 32% du salaire d’un apprenti et de son superviseur, pour un remboursement hebdomadaire maximal de 700$, pour la mise sur pied d’une formation interne, basé sur le compagnonnage.

Il est également à noter que la Commission des partenaires des marchés du travail offre plusieurs programmes de subvention, allant de l’accueil de stagiaires, au développement des compétences pour la relève en emploi jusqu’à la prise en charge de projets stratégiques.

Enfin, la CNESST offre du soutien à l’embauche de travailleurs victimes de lésions professionnelles, ce qui peut s’avérer un bassin de main-d’œuvre fort intéressant. De plus, ce programme offre les plus hauts taux de subventions, pouvant aller jusqu’à 80 % du salaire brut hebdomadaire du travailleur et des services de consultation professionnelle pour la création des postes.

Bâtir sa stratégie

Comme vous avez pu l’observer, de nombreux programmes de subventions sont disponibles et trop peu sont maximisés. La mise sur pied et l’amélioration de la gestion de vos ressources humaines est maintenant accessible, grâce à tous ces programmes vous permettant d’économiser en moyenne 50% du coût de votre projet, en plus d’avoir la chance d’être accompagnés par des professionnels désignés dans le processus.

Il est donc maintenant temps de mettre en place votre stratégie de développement RH et d’obtenir du financement afin de vous permettre de le mettre en place.

Sachant que les entités offrant des subventions vont généralement soutenir une initiative par entreprise par année, préparez votre stratégie en conséquence. Certains programmes de subventions peuvent aussi être reconduits sur une échéance maximale de 36 mois. N’hésitez pas à vous informer à ce sujet, afin d’aller chercher le maximum pour votre entreprise! 

Produire une demande de financement RH

Pour avoir accès à l’un des programmes de financement offerts par Emploi-Québec, vous devez communiquez avec le centre local d’emploi (CLE) ou le bureau de Services Québec de votre région. Trouvez votre bureau régional à l’aide du localisateur web : https://www.localisateur.servicesquebec.gouv.qc.ca/

Si vous souhaitez être accompagné dans l’amélioration de vos pratiques RH et préférez une démarche semi-autonome, il est aussi possible de contacter notre équipe, qui pourra vous épauler de la prise de besoins, à la prise en charge des demandes de subventions et ce, jusqu’à la mise en place des objectifs déterminés. Wow, un service clé en main à 50% de rabais!

Le mot de la fin

Nous espérons que nos conseils vous permettront d’obtenir du financement RH, et ainsi, améliorer le rendement de votre entreprise, mobiliser vos employés, devenir un employeur de choix et surtout, vous donner un avantage concurrentiel.

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de votre entreprise.

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Sources :
https://www.emploiquebec.gouv.qc.ca/entreprises/
https://www.cpmt.gouv.qc.ca/grands-dossiers/fonds/programmes-subvention.asp
https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/organisation/documentation/formulaires-publications/subventions-aux-employeurs-embauche-travailleurs

Par Caroline Ouellet, CRHA

Comme employeur, vous désirez aider et supporter vos employés et gestionnaires en ces temps de changements, de stress et d’incertitude? Prêts à passer à un autre niveau? PRATIQ vous offre un service de coaching personnalisé, adapté à vos besoins professionnels, et même personnels!

1. Qu’est-ce que le coaching?

Le coaching est une méthode d’accompagnement ayant pour but de soutenir un coaché vers l’atteinte de ses objectifs professionnels et personnels. Il permet aussi de mobiliser et d’optimiser les ressources humaines de l’entreprise afin d’atteindre le plein potentiel de chacun et ainsi, assurer la réussite collective. Le coaching s’adresse à tout le monde et peut également agir à titre préventif lorsque des situations ou des relations sont plus difficiles à gérer en entreprise ou d’un point de vue personnel.

2. Pourquoi se faire accompagner par un coach?

Afin de bien saisir l’ampleur du support qu’un coach peut apporter à son coaché, voici quelques exemples d’objectifs d’affaires ou personnels qui peuvent être abordés lors d’une séance de coaching :

• Apprendre à mieux travailler et collaborer avec un collègue
• Savoir discuter d’un sujet particulier avec son superviseur et comment s’y préparer
• Avoir amélioré son manque d’écoute et de concentration d’ici deux mois.
• Trouver une façon d’organiser son temps pour terminer plus tôt son travail
• Apprendre à discuter avec son adolescent sans générer une crise
• Apprendre à se prioriser et à prendre du temps pour soi
• Trouver une solution à une problématique d’espace à la maison qui occasionne plusieurs disputes
• Développer des outils pour mieux gérer son stress
• Trouver une façon de ne plus être dernière minute et de ne plus manquer d’échéances
• Avoir rencontré chacun de ses collaborateurs pour convenir des objectifs et cibles de développement à atteindre
• Pour les prochains trois mois, avoir fait une intervention efficace à chaque réunion du comité
• Avoir obtenu un niveau d’heures facturables de 70% d’ici 3 mois
• Augmenter les ventes de son département de 5% d’ici 6 mois

Ceux-ci ne sont que quelques exemples possibles pour se tourner vers le coaching afin d’être accompagné dans une démarche visant à trouver l’équilibre, s’améliorer et se sortir de l’isolement!

3. Comment se passe une séance de coaching?

Le coaching permet d’analyser certaines situations différemment, de définir des buts à atteindre, de valider les ressources disponibles et de prendre des actions et bonnes décisions par la suite. Chaque coaching est personnalisé, confidentiel et répond à une demande du coaché d’être accompagné pour diverses raisons.

Les séances peuvent durer aussi peu que 30 minutes ou encore une heure ou deux heures selon les préférences du coaché et l’objectif à atteindre. Parfois, un support de 30 minutes suffit à enligner le coaché vers de nouvelles pistes de solutions sur un sujet donné et parfois, une séance de 2h00 est nécessaire afin de bien couvrir tous les angles et les enjeux d’une problématique plus complexe. La durée de la séance va varier selon le temps disponible du coaché, l’objectif à atteindre et la fréquence habituelle des rencontres. Si les rencontres sont prévues aux mois, il arrive parfois que la durée des séances soit plus longue que si les rencontres sont prévues à la semaine ou aux deux semaines.

Les rencontres peuvent avoir lieu de façon virtuelle ou physique selon les préférences du coaché. Que la rencontre soit virtuelle ou physique, un bon coach réussit toujours à créer un climat d’échange, de collaboration et de transparence! Avec tous les outils virtuels disponibles, la distance physique n’a donc plus de conséquence sur le choix du coach avec qui le coaché souhaite travailler!

4. Le choix du coach, une priorité!

Le choix du coach est tout aussi important que la rencontre en soi et l’objectif à atteindre ! Dès la 1^re rencontre, le coaché doit se sentir à l’aise, en confiance, écouté et le coach doit créer un climat d’échange qui favorise la transparence, la discussion directe et franche. On ne peut pas espérer progresser si on se ment à soi-même, qu’on n’ose pas se révéler réellement ou qu’on cache des informations par peur du jugement de l’autre. D’où l’importance de choisir un coach certifié qui a acquis la compétence requise pour créer ce climat d’échange et de partage honnête!

Sachez qu’en coaching, le coach est une ressource pour aider et appuyer le coaché dans la voie du succès vers ce qu’il désire atteindre ou l’état dans lequel il souhaite être. Le coaché a toutes les réponses en lui et un coach est un partenaire qui peut l’aider à y accéder.

5. Une des coachs proposées!

Présidente, formatrice agréée, coach certifiée et membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) depuis 2010, Caroline Ouellet a fondé PRATIQ dans la perspective d’accompagner et de former le plus d’entreprises possible dans l’atteinte d’une saine gestion de leurs ressources humaines et de la santé-sécurité au travail, grâce à une approche clé en main qui donne des résultats!

Bachelière en ressources humaines et en santé-sécurité, elle détient plus de 13 années d’expérience dans divers domaines d’activités et l’accompagnement de gestionnaires. De plus, elle se passionne pour le coaching de gestion afin d’aider les entrepreneurs à se libérer des opérations, à rendre leur entreprise plus profitable et à réaliser leurs rêves! Elle accompagne également les employés à mieux communiquer, à développer de saines relations de travail, à réaliser des projets pour l’entreprise ou à réaliser leurs propres rêves! Elle est reconnue par ses pairs pour son authenticité, la qualité de son travail, son efficacité et sa mise en action rapide!

6. Ce qu’est PRATIQ

PRATIQ est une firme de services-conseils en gestion des ressources humaines composée de professionnels, membres de l’ordre des CRHA et CRIA et coach d’affaires certifié, offrant une gamme complète de services personnalisés axés notamment sur la formation, le coaching, la gestion des ressources humaines (RH), le développement de compétences et la gestion de la santé-sécurité (SST) dans de multiples environnements de travail.

Notre expérience nous aide à bien cibler les besoins de nos clients, de leurs employés et à travailler en équipe vers l’atteinte de meilleurs résultats. L’efficacité et la rigueur vont de pair et c’est ce que nous prônons dans toutes nos interventions. Nos actions innovantes et concrètes allient passion, créativité et authenticité. Comme notre nom l’indique, la force de PRATIQ est d’aider et d’accompagner les entreprises et leurs employés dans la concrétisation et la solidification de leurs projets!

7. N’attendez plus!

Si vous souhaitez comme gestionnaire ou superviseur apprendre à vous organiser, à déléguer en toute quiétude ou amener votre équipe à devenir plus autonome, PRATIQ peut vous soutenir dans votre démarche par le biais du coaching et de l’accompagnement. Alors, n’attendez plus, utilisez les ressources mises à votre disposition pour reprendre le contrôle de votre vie et vous sentir bien au travail tout comme à la maison!

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Par Caroline Ouellet, CRHA

Avec la grande période d’adaptation que la pandémie a occasionnée depuis mars 2020, il est grand temps de penser aux gestionnaires et superviseurs d’équipe! Submergés par les nouvelles tâches et compétences à développer, on les retrouve trop souvent épuisés, devant une liste de tâches à faire monstrueuse, n’ayant toujours pas pris le temps de se ressourcer. Voici quelques conseils afin de ralentir la cadence pour améliorer son bien-être et celui de ses employés!

1. L’analogie de l’avion

Pour bien illustrer la problématique vécue en entreprise, reprenons l’analogie de l’avion en chute libre. Tel un parent qui veut sauver ses enfants, le gestionnaire se doit de mettre son masque d’oxygène en premier lors d’un écrasement d’avion afin de pouvoir ensuite sauver sa famille et les aider à mettre leur propre masque. Il en est de même pour les gestionnaires, ils doivent constamment penser à eux pour se ressourcer et être en mesure d’avoir l’esprit clair et reposé pour mieux soutenir l’équipe ensuite. Malheureusement, c’est bien plus souvent qu’autrement le contraire!

2. Penser à soi, très peu souvent l’option #1

Il est primordial pour toute personne responsable d’une équipe, d’une entreprise, de gros projets ou autre, de prendre le recul nécessaire pour évaluer les situations vécues, valider les différentes options disponibles et faire des choix judicieux. Si le gestionnaire est au bord de l’épuisement, qu’il ne se priorise pas suffisamment et qu’il cumule la fatigue depuis des mois, il ne sera pas en mesure de bien jouer son rôle, mais il sera plutôt sur le pilote automatique! C’est pour cette raison que chaque gestionnaire doit être en mesure de se garder du temps pour lui à des moments opportuns et réguliers.

Toujours à l’affût des demandes et des besoins de son équipe, il ne prend pas toujours le temps nécessaire pour écouter ses propres besoins. Relayer au second plan, s’il lui reste du temps à la fin de la semaine, il osera peut-être partir 15-30 minutes plus tôt, après ses 50 heures de travail. Puis, comble de l’ironie, il se croise ensuite les doigts pour espérer ne pas sentir de la culpabilité pour son départ hâtif. C’est ce qu’on appelle avoir le cœur à l’ouvrage!

3. La gestion du temps et de l’agenda, la clé cachée!

Afin de réussir à s’en sortir, le gestionnaire doit apprendre à bien gérer son temps, à déléguer et se prévoir du temps libre à l’agenda pour la gestion des urgences et des imprévus. Apprendre à se prioriser c’est aussi ne pas se limiter à gérer des urgences et laisser les autres autour de nous gérer notre calendrier et notre temps à notre place! Pour reprendre le contrôle de son temps, le gestionnaire doit organiser celui-ci en prévoyant des blocs récurrents à l’agenda afin de bien connaître ses obligations et l’espace encore disponible (s’il en reste bien sûr)!

Exemples de récurrence à mettre à l’agenda :

• Inspection d’usine mensuelle le 1^er mardi du mois (1h00)
• Facturation mensuelle le dernier jeudi du mois (3h00)
• Réunion de production hebdomadaire de 9h à 10h le lundi (1h00)
• Réunion d’équipe journalière à 7h30 tous les matins (10 minutes)
• Planification journalière des tâches d’équipe de 7h50 à 8h50 (1h00)

Lorsqu’il est en mesure de bien cibler ces blocs récurrents à l’agenda et ensuite de les positionner dans une semaine, un mois, une année, le gestionnaire voit très rapidement sa charge de travail se dessiner devant ses yeux. Il peut ainsi faire d’importantes prises de conscience sur les éléments qui ne cadrent pas à l’agenda, les surplus de tâches et les volets à potentiellement déléguer. Il comprend pourquoi il se sent toujours à la course, pourquoi les réunions cédulées et les demandes diverses ne cadrent pas, etc.

S’il est chanceux, il lui reste encore quelques plages horaires disponibles. Comme dernière tâche, il doit valider si les heures requises par le poste sont comblées (ex. : 40h, 45h ou 50h). Si ses heures sont déjà toutes comblées à l’agenda, il ne doit rien rajouter et bloquer les espaces restants pour du temps personnel (oui oui, pour prendre soin de lui!). S’il ne prévoit pas à son agenda des blocs (Mandat Gestionnaire), non déplaçables et non effaçables, il ne prendra jamais le temps pour lui!

4. Les rencontres virtuelles, est-ce illimité?

On constate également avec la recrudescence des réunions virtuelles que les gens se prévoient très peu de temps entre les rencontres. Ce nouveau phénomène les amène à se sentir toujours à la course et bien entendu, surchargés. Si, avant l’ère des réunions virtuelles, on ne pouvait que faire 1 à 3 rencontres physiques par jour, pourquoi est-ce qu’on en cédule maintenant 4 à 6? Mieux vaut se prévoir du temps entre les rencontres, que de paraître non-professionnel en arrivant toujours en retard ou en mettant de côté nos besoins personnels (toilette, manger) pour être présent à temps. Le gestionnaire doit établir la quantité réelle de rencontres possibles par jour pour lui et s’y tenir, en prévoyant également du temps entre chacune d’elle (15, 30 ou 45 minutes, selon son rythme). S’il ne se prévoit pas de temps, il cumule alors les courriels et les demandes diverses de la journée et se sent obligé de les traiter à la fin de sa journée de travail, ce qui l’empêche de terminer à une heure décente!

Le plus difficile est d’apprendre à dire NON à une rencontre improvisée à la dernière minute, à une vidéoconférence où sa présence est plus ou moins pertinente ou à tout type de rencontre qui ne cadre pas avec les objectifs du poste et les résultats à atteindre. Lorsque cet art est maîtrisé, fini les pertes de temps et la non-maîtrise du calendrier!

5. Des vacances, mais à quoi bon?

Qui ne connaît pas un gestionnaire qui ne sait pas s’il sera en mesure de prendre de vraies vacances durant l’année, qui repousse sans cesse celles-ci ou les prend à coup de 2 à 3 jours à la fois? Il a pourtant été démontré que les meilleurs gestionnaires sont ceux qui prennent le plus de vacances! Surprenant non? Ils sont en effet les plus performants, ont de meilleures idées et des équipes plus autonomes et créatives!

Pourquoi, là est la question! Lorsque le gestionnaire s’autorise des vacances, c’est qu’il fait d’abord confiance à son équipe. Cela démontre également que celle-ci est autonome et a tous les outils en main pour bien réaliser son travail, et ce, même en l’absence du gestionnaire principal. Si, à son retour de vacances tout s’est bien passé, c’est qu’il a réussi son pari et que son équipe a su gérer le bateau en son absence. Si, au contraire, il y a eu des problématiques difficiles à gérer, le gestionnaire peut profiter de l’occasion pour cibler les éléments à corriger, mettre en place de nouveaux outils ou processus de contrôle et ainsi continuer l’amélioration continue des façons de faire et la formation des membres de l’équipe. Il ne faut toutefois pas qu’il prenne cette situation comme une confirmation qu’il n’aurait pas dû d’absenter, car si tel est le cas, il ne s’octroiera plus jamais de vacances!

Le test ultime pour un gestionnaire est de quitter l’équipe pour un mois ou deux et qu’à son retour, tout fonctionne à merveille! Il saura alors qu’il a créé une équipe performante, autonome, compétente et capable de se mobiliser pour surmonter les problématiques. C’est ce qu’on appelle pouvoir partir l’esprit tranquille!

Si vous souhaitez comme gestionnaire ou superviseur apprendre à vous organiser, à déléguer en toute quiétude ou amener votre équipe à devenir plus autonome, PRATIQ peut vous soutenir dans votre démarche par le biais du coaching et de l’accompagnement. Parfois un petit coup de pouce suffit à changer de vieilles habitudes et à instaurer de nouvelles façons de faire! N’attendez plus pour vous choisir et vous prioriser!

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et SST et surtout, de s’assurer de celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à reprendre le contrôle de votre agenda et à vous octroyer des vacances!

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Par Caroline Ouellet, CRHA

La période de fin d’année rime souvent avec période d’évaluation de rendement ou gestion des augmentations de salaire. Il s’agit aussi parfois du seul moment de l’année où l’employé aura une rencontre “officielle” avec son gestionnaire, d’où l’importance d’être bien structuré! Employeurs, cet article vous présente trucs et astuces pour faire de cette période d’évaluation une vraie réussite!

1. Gestion des augmentations ou seulement du rendement, là est la question!

Beaucoup de gestionnaires se questionnent à savoir si la période des augmentations doit être jumelée ou non aux évaluations. Nous sommes d’avis qu’il est préférable de ne pas lier ces deux moments durant la même rencontre afin de favoriser l’écoute et l’ouverture de la personne évaluée, plutôt que de perdre son attention au profit du désir de connaître le montant d’augmentation qui lui sera attribué. Si le gestionnaire fait de ce moment un moment d’échange et de partage, d’ouverture et de franchise, la gestion du salaire n’a pas sa place bien que l’évaluation soit tenue en compte lors de l’attribution des augmentations.

Donc, nous ne recommandons pas de transmettre l’information salariale au même moment que la rencontre d’évaluation, voire même deux ou trois mois plus tard. Ainsi, le gestionnaire adresse les points à corriger à son employé lors de l’évaluation et lui donne un moment pour les corriger, avant de confirmer son augmentation. S’ils sont corrigés, l’employé reçoit sa pleine augmentation, sinon, il reçoit une augmentation moindre, mais il a eu la chance d’améliorer les points demandés et n’est pas surpris du résultat! Fini l’argumentation interminable sur le pourquoi du comment mon augmentation n’est pas celle du voisin…

2. Enfin un moment tranquille avec mon gestionnaire!

Les employés n’ont pas souvent l’occasion d’être assis, face à face, et seuls avec leur gestionnaire, d’où l’importance de ces rencontres. Il faut prévoir au moins 30 minutes d’échange pour chacun des employés dans l’entreprise, du concierge au vice-président (voire même au président!).

Si la direction n’est pas en mesure d’accorder 30 minutes par année aux ressources les plus importantes de son entreprise, ça en dit long sur sa marque employeur! Aucune excuse n’est réellement valable si on se donne vraiment la peine de croire aux bienfaits des évaluations et de les prévoir à nos agendas.

Lors de ces rencontres, on peut aborder plusieurs volets tels que :

• Validation des compétences acquises et du comportement en lien avec le poste occupé
• Climat de travail et collaboration avec les collègues et le superviseur
• Type de supervision désirée
• La façon dont l’évalué souhaite être reconnu ou récompensé
• Les intérêts personnels
• Formations requises pour le poste actuel ou futur
• Carrière envisagée

3. Une grille des plus utile!

Afin de faciliter le processus d’évaluation et de permettre aux gestionnaires de connaître la perception de l’évalué sur divers sujets, il est très pertinent de demander à l’évalué de compléter une grille d’auto-évaluation avant la rencontre.

Le gestionnaire commence donc la rencontre en prenant connaissance des éléments notés par l’évalué et très souvent, son travail est beaucoup plus facile par la suite, puisque l’évalué a soulevé pratiquement tous les points à améliorer par lui-même! Il est parfois même plus sévère que le gestionnaire qui l’évalue, ce qui permet d’avoir de bonnes discussions sur des situations passées, la vision et les objectifs d’équipes ou individuels. L’employé ne se sent donc pas attaqué, puisque c’est lui qui présente les points sensibles à changer. Il ne reste plus qu’à valider que tous les points ont été abordés.

Une personne évaluée ne doit jamais se sentir surprise d’un point discuté lors de son évaluation, car elle doit être mis au courant, au fur et à mesure, en cours d’année des éléments à corriger. Si ce n’est pas le cas, peut-être que le gestionnaire a besoin d’un peu de courage managérial ou d’accompagnement afin de développer ses habiletés de communication et sa capacité à donner des critiques constructives ou du feedback?

Dans un même ordre d’idée, pourquoi ne pas faire minimalement deux rencontres par année (aux six mois) afin d’alléger encore plus le processus et de s’assurer que les employés restent alignés sur leurs objectifs ou sont sur la bonne voie? Alors, plus vous faites de suivis, plus vos employés changent et répondent à vos attentes!

4. Des compétences à faire rêver!

En terminant, plusieurs compétences clés sont de plus en plus en demande, telles que : 

• La capacité à mobiliser des équipes à distance
• Le leadership
• L’intelligence émotionnelle
• L’agilité et le courage
• L’intégrité et la transparence
• La capacité à déléguer, à bien gérer son temps de façon autonome

Ceux détenant ces compétences sauront se démarquer dans ce monde en plein changement! On dit que dans la vie, le vrai travail que l’on doit faire est le travail sur soi et non notre travail en entreprise qui n’est, en réalité, qu’occupation!

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et SST, telles que les évaluations et la gestion des augmentations de salaire et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à faire de ces rencontres des moments inoubliables!

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Pour ceux qui doivent se réinventer, voici quelques idées pour changer les traditionnelles façons de faire concernant le repas de Noël et la gestion des cadeaux!

Par Sarah Massicotte, CRHA

On ne s’en sort pas, la période des fêtes est à nos portes! Période de réjouissances pour certains et problématiques de gestion de vacances pour d’autres? Comme employeur, avez-vous réfléchi à l’impact de la gestion de vos congés sur le bon fonctionnement ainsi que le rendement de votre entreprise? Voici quelques bonnes pratiques, pour que vous puissiez vous reposer en toute plénitude!

1. Organisez-vous!

Si ce n’est pas déjà fait, mettez en place un système clair d’octroi de vacances, tel que « premier arrivé, premier servi » ou encore la version plus traditionnelle d’octroi par ancienneté. L’important, c’est d’adapter votre méthode à la couleur de votre entreprise et de bien la communiquer à votre équipe. 

Une fois le modèle choisi, tel un vrai planificateur, vous convergez les congés vers un calendrier maison ou encore pour les plus aguerris, un logiciel de planification de vacances! Le but? Permettre à tout le monde de prendre du repos, tout en évitant qu’une équipe complète soit absente au même moment!

2. Planifiez et formez

Vous devez assurer la relève des responsabilités des employés qui seront absents. Demandez-leur de dresser une liste des tâches essentielles et d’identifier qui pourrait effectuer ces tâches, sans que ça ne représente une surcharge de travail pour leurs collègues, ni que vos clients ne ressentent l’impact de cette absence.

Ensuite, déléguez officiellement les nouvelles responsabilités et assurez-vous que vos ressources soient bien formées pour réaliser ces tâches temporaires. Au besoin, planifiez un transfert des connaissances officiel.  Petit conseil : formez en continu vos employés à faire les tâches des autres et assurez-vous qu’il est possible de rapidement réorganiser les responsabilités en cas de besoin. Vous éviterez ainsi le découragement des employés qui tiendront le fort, rendrez votre équipe plus agile et assurerez la fluidité de vos opérations.

3. Avez-vous pensé à fermer boutique?

Vous êtes-vous demandé ce qui arriverait si vous imposiez une période de vacances fixe à vos employés et que vous fermiez temporairement les portes de votre entreprise? Si ce n’est pas le cas, entamez dès maintenant la réflexion, ceci pourrait permettre de simplifier votre processus de gestion des vacances et permettre un repos complet et total à l’ensemble de vos employés. Attention! Vous ne devez pas manquer d’échéances fiscales ni d’engagements auprès de vos clients!

4. Vous avez le droit de dire non

Le fait de pouvoir refuser une demande de vacances fait partie de vos droits et vous devez en être conscients. Si un employé demande des vacances alors que c’est impossible pour assurer le bon fonctionnement du département ou même de l’ensemble de vos opérations, vous pouvez refuser ou encore, proposer un compromis lorsque cela est possible.

5. Informez des absences

Assurez-vous que vos employés signifient clairement leur absence. Demandez-leur d’enregistrer un message d’absence sur leur boîte vocale et de courriels ou tout autre moyen de communication. En bon planificateur, vous leur proposerez peut-être même des modèles! Prévoyez envoyer une infolettre à vos clients en précisant que vous serez fermé ou encore à effectif réduit, afin d’éviter des frustrations.

6. Respectez les normes

Dans l’ensemble du processus, assurez-vous de respecter les Lois qui régissent votre entreprise. Comme vous êtes passionné, vous voulez dire oui à tous vos employés et ce, sans limites. Mais qu’adviendrait-il si un employé décidait de porter plainte contre vous parce que vous n’avez pas respecté ses droits ou qu’il se sent lésé? Cette situation peut être évitée en vous informant des Lois qui régissent les congés et les absences. Ainsi vous pourrez dormir l’esprit tranquille!

Le mot de la fin

Nous espérons que nos conseils vous permettront d’éviter le surmenage de vos employés, de permettre la fluidité de vos opérations et surtout, de vous permettre de décrocher!

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de votre entreprise.

Pour plus d’information, contactez-nous!

L’équipe de PRATIQ est fière de vous transmettre ses meilleurs conseils via ses capsules radio!

Capsule du 27 nov. 2020 – L’évaluation de rendement des employés
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 20 nov. 2020 – La retraite en contexte de vente d’entreprise
avec Josée Blondin, Psychologue organisationnelle

Capsule du 13 nov. 2020 – Briser l’isolement
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 06 nov. 2020 – Conciliation travail / Vie personnelle
avec Hélène Archambault, CRHA

Capsule du 30 oct. 2020 – Le transfert d’entreprise
avec Josée Blondin, Psychologue organisationnelle

Capsule du 23 oct. 2020 – L’accueil et intégration
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 16 octobre 2020 – Les services PRATIQ
avec Caroline Ouellet, CRHA

Pour plus de conseils, ne manquez pas nos prochaines capsules tous les vendredis dès 8h40 sur les ondes du O103,5 FM!

L’équipe de PRATIQ est heureuse de vous inviter à sa formation sur les ressources humaines en collaboration avec L’APECQ le 15 octobre prochain de 8h30 à 11h30!

Formation: Attraction, mobilisation et rétention des équipes de travail

Vous aimeriez développer vos capacités à favoriser l’attraction de la main-d’oeuvre, sa mobilisation et sa rétention par le biais de l’engagement de chaque individu à travers une gestion d’équipe suscitant l’entraide et la collaboration? Alors, c’est la formation qu’il vous faut! Ne tardez pas à vous inscrire!

Inscription

Pour vous inscrire, veuillez contacter Annik Perron au 514-739-2381 poste 383 ou annik.perron@apecq.org

Par Hélène Archambault, CRHA

La croissance d’une entreprise est intimement liée au développement des compétences et des qualifications des employés. Établir le plan de développement des équipes de travail doit être cependant une responsabilité partagée avec les employés pour en assurer son succès, et ce, dès l’identification des besoins jusqu’à la confirmation des acquis.

Toutefois, certains employés s’attendent systématiquement à ce que l’initiative vienne de l’employeur, et considèrent leur propre rôle dans le processus de développement comme secondaire ce qui peut impacter l’ouverture à vraiment améliorer ses connaissances et compétences.

Que faire pour créer l’effet rassembleur, créer un intérêt et une ouverture au développement?

D’abord, un échange avec les employés afin de bien évaluer les compétences requises et d’identifier les priorités permet d’assurer l’engagement de tous un chacun. Ensuite, les conversations sous forme individuelle lors, entre autres, d’une évaluation de la performance permettent des échanges constructifs autant sur les aspirations de l’employé que sur les attentes du gestionnaire. Un dialogue franc sur les opportunités de développement alliées aux attentes du gestionnaire et à l’orientation de l’entreprise crée de fortes assises. 

Les réunions d’équipe sont aussi un tremplin à l’identification de besoins plus communs, que ce soit dans une perspective de transformation de l’organisation, de mise à niveau des connaissances d’un groupe en particulier ou d’opportunités de croissance.

Chaque individu a son propre profil d’apprenant et il devient un levier important à l’acquisition des connaissances.

Dans la mesure du possible, opter pour des formes d’apprentissage favorisant la rétention des connaissances n’est pas à dédaigner. Pour certains, une formation en ligne permettra de bien assimiler les connaissances, tandis que d’autres préféreront un présentiel qui les aidera à interagir et à renforcer les assises des connaissances qu’ils doivent acquérir. Pour un certain nombre, la seule façon d’apprendre est d’expérimenter par eux-mêmes la compétence à acquérir.

L’implication des employés dans l’identification des besoins, le choix de formation, ainsi que sa forme suscitent un intérêt à s’investir dans son développement. L’employeur en sort gagnant pour deux raisons: d’abord, il augmente les compétences et les connaissances au sein de son entreprise, ce qui renforce son efficience. Ensuite, cela permet aux employés de se sentir impliqués, ce qui souvent, accroît le sentiment de loyauté, la mobilisation et la satisfaction au travail.

Il n’est pas toujours facile de s’orienter dans un tel projet de mise en place d’un processus de formation qui répond réellement aux besoins de l’entreprise. L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans cette démarche afin que celle-ci corresponde à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée pourra vous aider à créer, mettre en place et suivre l’évolution des compétences de vos employés.

Pour plus d’information ou pour débuter votre plan d’action, contactez-nous!

Par Anaïs Leclaire-Leduc, CRHA

L’embauche d’un nouvel employé est synonyme d’une nouvelle relation positive. Les deux parties sont enthousiastes et remplies d’espoir quant au nouveau partenariat qui voit le jour. Mais qu’en est-il lorsque quelques semaines, mois ou années plus tard la relation se brise? Comme employeur, aviez-vous pensé à protéger votre entreprise lors de l’embauche de cet employé? Si cet employé décidait de partir avec votre clientèle, auriez-vous un recours juridique? 

Lors de l’embauche d’un employé, il est important de lui faire signer quelques documents afin de bien démarrer votre relation. Ceci permet de mettre la table sur vos attentes et vos limites, ainsi que celles du nouveau membre de votre équipe. Si un employé n’est pas confortable avec les modalités de vos clauses, ce sera le bon moment d’en discuter et de voir s’il vous est possible de trouver un terrain d’entente. 

De quels documents avez-vous besoin lors de l’embauche?

• Fiche d’employé ou contrat de travail ;
• Qui contacter en cas d’urgence et allergies ;
• Formulaires d’avantages sociaux: assurance, régime de pension, vêtements, etc. ;
• Manuel de l’employé et accusé réception ;
• Documents d’impôts ;
• Politique facultés affaiblies: drogues, alcool, médicaments, fatigue ;
• Politique de prévention du harcèlement ;
• Politique de non-concurrence, non-sollicitation, confidentialité et propriété intellectuelle ;
• Politique de télétravail ;
• Procédures de travail ;
• Procédures en santé et sécurité au travail ;
• Mesures d’urgence et secouristes ;
• Etc.

Clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle

Pour revenir aux clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle, celles-ci permettent de protéger la réputation de votre entreprise, vos secrets ou vos informations, ainsi que ceux de vos clients/fournisseurs, votre image et le respect de vos valeurs. La propriété intellectuelle de votre entreprise et les informations confidentielles ne seront donc pas divulguées à un concurrent ou aux médias, par exemple. D’où l’importance de clarifier vos attentes envers vos employés à ce niveau dès le premier jour de travail! Qui souhaite voir tous ses secrets d’entreprise divulgués sur les réseaux sociaux et voir sa réputation fondre en un seul clic, ou encore, ses services ou produits copiés? Ces clauses vous permettent également d’avoir un recours si, par exemple, l’un de vos employés utilisait de l’information privilégiée sur vos clients, vos fournisseurs ou vos services. 

Clauses de non-concurrence et de non-sollicitation

Comme vous êtes passionné, vous diffusez vos connaissances et votre expertise à tous vos employés et ce, sans limites. Mais qu’adviendrait-il si votre meilleur employé décidait de lancer une entreprise identique à la vôtre, à deux pas de chez vous? Plusieurs entreprises se sont vues sans recours devant une telle situation, n’ayant pas prévu cette triste réalité. Les clauses de non-concurrence et/ou de non-sollicitation peuvent vous aider à éviter ce type de situation. D’où l’importance d’intégrer ce volet dans votre processus d’accueil et d’intégration.

Vous ne souhaitez pas non plus que l’un de vos employés quitte avec la moitié de votre clientèle, et ce, sans recours une fois de plus! Votre entreprise aurait-elle les reins assez solides pour s’en sortir? Et si l’un de vos employés quittait en influençant ses collègues à faire de même, auriez-vous un recours? Toutes ces inquiétudes peuvent être atténuées en mettant en place une clause de non-sollicitation. Ainsi vous pourrez dormir l’esprit tranquille!

Mieux vaut prévenir que guérir

Peu importe le type de clause, n’ayez crainte, ces documents peuvent aussi être fournis aux employés en cours d’emploi, mais mieux vaut prévenir que guérir! Si ce n’est pas déjà fait, c’est le moment d’investir un peu de temps pour y remédier. L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de ces politiques afin que ceux-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à créer ces politiques, à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de votre entreprise.

Pour plus d’information ou pour débuter votre plan d’action, contactez-nous!