Loi 25 – Protection des renseignements personnels

Par Caroline Ouellet, CRHA

Parce qu’une retraite bien méritée, ça se prépare d’avance. Avez-vous prévu ou choisi la relève pour continuer à faire briller l’entreprise que vous avez bâti, que vous avez fait grandir et qui fait que vous vous levez encore tous les matins ? Avez-vous pensé au temps de préparation qu’un tel transfert exige, des connaissances à transmettre, des procédures opérationnelles à régler avec celui ou ceux qui poursuivront cette belle aventure ? Comment planifier efficacement sa relève qu’elle soit interne ou externe ? Voici 7 étapes importantes expliquées par des professionnels RH pour parvenir à bien gérer votre plan de relève.

Truc #1 – Planifiez, planifiez, planifiez

Prévoyez un plan d’environ 3 à 5 ans afin de bien planifier votre départ à la retraite si vous souhaitez transférer votre entreprise adéquatement à votre relève et que celle-ci prenne les rênes de manière confortable et efficiente. Voyez cette planification comme un incontournable puisque beaucoup de facteurs entreront en ligne de compte. N’oubliez pas d’examiner les besoins opérationnels et l’environnement dans l’élaboration de ce plan : notamment le marché, la concurrence, les changements technologiques, les contraintes environnementales, les profils de la main-d’œuvre, l’organisation du travail, le climat, etc.

Truc #2 – Voyez les écarts que vous avez

Évaluez les risques potentiels des postes clés qui vont se libérer dans les prochaines semaines, mois ou les prochaines années. Cela peut aussi inclure certains départs liés aux retraites de quelques employés clés ou des départs imprévus possibles.

Truc #3 – Identifiez les secteurs et postes clés (direction, poste d’opérations complexe, etc.)

Pour aider à la saine gestion d’un plan de relève, il faut commencer par identifier les secteurs et les postes clés dans l’entreprise. Quels sont les secteurs ou les postes qui, s’ils sont laissés pour comble ou sans employé en poste, peuvent occasionner des problématiques importantes pour l’entreprise ? Parfois, on y retrouve nos postes où seule une personne connaît la tâche, rien n’est documenté ou encore la tâche est tellement complexe, qu’elle prend 1 à 2 années de formation avant d’être en mesure de la réaliser adéquatement…

Truc #4 – Identifiez les capacités et les compétences pour les secteurs et postes clés.  

Le deuxième volet après avoir ciblé les secteurs et les postes clés est d’évaluer la capacité et les compétences nécessaires pour ces secteurs ou ces postes clés à développer. On peut ensuite vérifier qui détient ce type de compétences ou de capacité dans l’entreprise parmi nos employés actuellement en poste. Il sera alors facile de déterminer ceux qui ont le potentiel de prendre le relai dans certains postes clés ou pour des postes de direction et de calculer le niveau de risque des départs de ceux-ci à court ou à moyen terme.

En faisant cette évaluation, vous pourrez aussi prendre connaissance de la réalité de l’urgence de la relève pour certains postes ou secteurs et du temps qu’il vous reste pour combler ceux-ci (6 à 12 mois, 24 mois ou plus).

Ne craignez pas de poser la question : C’est pour quand ta retraite ? Cela peut même leur donner l’opportunité de choisir une pré-retraite en allégeant leur horaire soit en faisant 3 ou 4 jours par semaine par exemple et ainsi commencer à préparer leur relève. Ce sujet ne doit pas être tabou, au contraire, il fait partie des discussions importantes pour bien ses préparer de part et d’autre.

Ainsi, pendant la préparation de la retraite de ceux-ci, vous pourrez commencer à concevoir le plan de transfert de connaissances et ainsi former la relève tout en laissant les pré-retraités transmettre leur savoir et leur expérience à la relève qui intégre l’entreprise ou qui occupe peut-être un autre poste au sein de l’organisation.

Truc #5 – Repérer les employés intéressés et les évaluer en conséquence des compétences et capacités requises

Il est très important de prendre en considération l’historique de vos employés qui sont à l’emploi de votre entreprise, leurs diplômes connus et non connus, leurs forces et leurs compétences ainsi que leurs intérêts futurs. Souvent, les gestionnaires ne savent même pas qu’ils ont au sein de leur équipe des gens déjà formés pour plusieurs des tâches et des compétences dont ils ont besoin.

Truc #6 – Élaborer et mettre en place des plans de relève et de transfert de connaissance

Cette étape est cruciale, elle n’est pas à négliger et elle est à faire le plus tôt possible. Après avoir tout analysé, il est temps de créer le plan de relève et celui qui servira à faire le transfert des connaissances et des compétences requises pour les divers postes à combler dans les 3 à 5 prochaines années.

Il ne faut pas craindre de débuter trop tôt et d’avoir peur de gaspiller de l’argent, car une bonne préparation est toujours source de réussite et la réussite, ça se prépare d’avance ! Il ne faut pas oublier qu’il peut y avoir des départs imprévus au sein de votre entreprise qui peuvent prolonger certaines étapes du plan de relève et ajouter du temps supplémentaire aux objectifs fixés.

Truc #7 – Évaluer l’efficacité du plan (nos progrès) régulièrement !

Il ne faut pas négliger la vérification de l’efficacité du plan régulièrement puisque certains ajustements seront sans doute nécessaires tout au long du processus. Il est important de mettre en place ces ajustements au fur et à mesure afin de ne pas se retrouver à la fin avec un plan de relève qui ne répond pas à nos besoins. Se trouver des indicateurs de performance est la clé du succès pour bien suivre l’évolution du plan ou des différentes étapes de celui-ci !

Le mot de la fin

Nous espérons que nos conseils vous seront utiles quant à la préparation et à la mise en place de votre plan de relève et que vous profitiez entièrement de cette retraite bien méritée, mais surtout bien organisée et bien structurée !

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et secteur d’activité. Notreapproche personnaliséeaide à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de l’entreprise. Pour plus d’information,contactez-nous!

Par Caroline Ouellet, CRHA

Avec la diversité croissante, les conflits deviennent de plus en plus fréquents. Aujourd’hui, loin de se limiter au genre ou à l’origine culturelle, ils s’étendent aussi aux différences de génération, de valeurs et de parcours. Ces particularités enrichissent les équipes, mais elles entraînent également des perspectives variées, qui peuvent mener à des malentendus. En plus de cela, le niveau de scolarité plus élevé et la complexification des tâches, qui nécessitent une interdépendance croissante entre les membres d’une équipe, créent de nouveaux points de tension. Le virage vers une mentalité plus individualiste contribue aussi aux conflits, car les employés ressentent souvent moins d’attachement et d’engagement envers leur entreprise.

Pourquoi la gestion des conflits est essentielle?

La gestion proactive des conflits est cruciale car, même si les tensions peuvent sembler minimes, elles s’accumulent rapidement si elles ne sont pas traitées, causant des impacts coûteux sur le moral et la productivité. Pourtant, lorsqu’ils sont bien gérés, les conflits peuvent offrir des bénéfices inattendus : ils deviennent des opportunités de développement personnel pour les employés, qui apprennent à mieux communiquer et à s’adapter aux différents points de vue.

Les conflits sont souvent révélateurs de problèmes plus profonds, comme un manque de clarté dans les rôles ou des attentes floues. Les identifier et les traiter permet d’éclaircir ces zones d’ombre et de réaligner les relations de travail. Gérer les conflits efficacement ouvre également la voie à de nouvelles formes de collaboration plus solides et dynamiques.

Type de conflit : relationnel ou lié à la tâche?

Avant de résoudre un conflit, il est essentiel d’en identifier la nature. En effet, les conflits en entreprise se divisent souvent en deux catégories : les conflits liés à la tâche et les conflits relationnels. Les conflits de tâche concernent les objectifs, les méthodes ou les ressources, et ils peuvent être résolus par des ajustements dans la gestion des projets ou par des discussions ciblées.

Les conflits relationnels, quant à eux, touchent aux personnalités, aux valeurs ou aux différences de vision. Ce sont des conflits plus profonds, qui nécessitent parfois des interventions plus délicates, comme des médiations. Identifier le type de conflit permet d’adapter l’approche et d’éviter des interventions contre-productives.

Styles de gestion des conflits : Trouver son approche

Les gestionnaires abordent les conflits de diverses manières, en fonction de leur style personnel et de la situation. Certains préfèrent éviter les conflits, pensant qu’ils se résoudront d’eux-mêmes, tandis que d’autres optent pour un compromis, un accommodement, ou parfois pour une confrontation directe.

Un bon gestionnaire sait adapter son style : un conflit mineur peut être évité sans conséquence, alors qu’un conflit important nécessitera peut-être une résolution de problèmes approfondie pour apaiser les tensions. Identifier son propre style de gestion de conflit et le réévaluer peut améliorer l’efficacité de l’intervention.

Conseils pour une intervention réussie

Une fois le conflit identifié et la stratégie choisie, il est important de bien se préparer. La préparation implique de comprendre les enjeux de chaque partie, d’anticiper les objections et de définir un plan d’action clair. Trop souvent, le manque d’intervention dans un conflit contribue à l’amplification des tensions, alors qu’une action rapide et réfléchie peut apaiser le climat et résoudre les incompréhensions.

Pour que la rencontre soit fructueuse, il est également crucial de créer un espace de discussion ouvert, où chacun peut s’exprimer sans crainte de jugement ou de représailles. Cette ouverture permet de bâtir un climat de confiance et d’engager des discussions plus constructives.

Le mot de la fin 

Les conflits, bien qu’ils soient souvent perçus comme des obstacles, offrent aussi des opportunités de croissance pour les entreprises qui savent les gérer de manière proactive. En identifiant leurs sources, en s’adaptant aux différents styles de gestion et en agissant rapidement, les gestionnaires peuvent non seulement minimiser les tensions, mais aussi créer un environnement de travail plus positif, en favorisant la collaboration et en renforçant l’engagement des employés.

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notreapproche personnaliséeaide à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de l’entreprise. Pour plus d’information,contactez-nous!

L’équipe de PRATIQ est fière de transmettre ses meilleurs conseils via ses capsules radio, les vendredis sur les ondes du O103,5!

Capsule du 10 janvier 2025 –  Changements concernant la gestion des absences en 2025 – Tout ce que l’employeur doit savoir.

Capsule du 15 décembre 2024 –  Politique de harcèlement et les activités sociales.

Capsule du 15 novembre 2024 –  Savoir-être en entreprise.

 

Capsule du 1 novembre 2024 –  Le leadership.

 

Capsule du 4 octobre 2024 –  Sensibilisation au harcèlement et à la violence en réalité virtuelle.

 

Capsule du 20 septembre 2024 –  Les audits SST.

 

Capsule du 31 mai 2024 – L’importance de placer ses gros cailloux.

 

Capsule du 17 mai 2024 – L’importance du réseautage en entreprise.

 

Capsule du 3 mai 2024 – Retour sur le concours Défi OSENTREPRENDRE! Une soirée remplie d’émotions!

 

Capsule du 19 avril 2024 – Savoir réinventer et innover dans nos pratiques de recrutement en 2024!

 

Capsule du 5 avril 2024 – La diversité en milieu de travail.

 

Capsule du 22 mars 2024 – La gestion du changement. L’importance d’apprendre à maitriser l’art de la gestion du changement et quelques exemples pour y arriver.

 

Capsule du 8 mars 2024 – Les comités de santé et sécurité au travail. L’importance d’instaurer un comité de SST dans votre entreprise et quelques pistes de solutions pour y arriver.

 

Capsule du 23 février 2024 – Un retour sur la semaine de la persévérance scolaire et plusieurs façons de continuer à encourager les étudiants dans leur parcours scolaire.

 

Capsule du 9 février 2024 – L’importance de prendre le temps de dire “Merci” et les bénéfices qui en découlent.
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 24 janvier 2024 – Ose ta vraie nature. Leadership au féminin. Avec Valérie Rocheleau, on parle du lancement de notre cohorte dédiée exceptionnellement aux femmes.
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 12 janvier 2024 – Apprendre et savoir dire NON | Aussi, on parle de parcours de formations de gestion PRATIQ-O-PRATIQ !
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 15 décembre 2023 – Cohorte de gestion 2024 | Un parcours de formations PRATIQ-O-PRATIQ !
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 1er décembre 2023 – Les partys du temps des fêtes en entreprise et des idées de raccompagnements efficaces et sécuritaires. | Aussi, les 5 étapes de l’exercice de l’Équité salariale fédérale.
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 17 novembre 2023 – La planification stratégique et un important rappel de la loi 27 en santé-sécurité
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 3 novembre 2023 – La culture d’entreprise
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 20 octobre 2023 – Les nombreux bienfaits du coaching en entreprise
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 6 octobre 2023 – Rappel important sur la loi 25 pour éviter des amendes salées
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 22 septembre 2023 – Les 3 piliers importants
avec Caroline Ouellet,

 

 

Capsule du 16 juin 2023 – Être totalement prêt pour des vacances prolongées en tant que gestionnaire de PME
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 2 juin 2023 – La mobilisation au travail (et petit rappel SST)
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 19 mai 2023 – La collaboration d’équipe
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 5 mai 2023 – La semaine de travail du propriétaire de PME
avec Caroline Ouellet,

 

Capsule du 11 avril 2023 – Les vacances prolongées
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 24 mars 2023 – Les conflits au travail
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 10 mars 2023 – Les espaces clos
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 24 février 2023 – Les conversations courageuses
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 10 février 2023 – L’entraide au travail
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 27 janvier 2023 – Les partenaires d’affaires
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 13 janvier 2023 – La santé et sécurité au travail
avec Caroline Ouellet,

Pour plus de conseils en direct, ne manque pas nos prochaines capsules tous les vendredis dès 8h40 sur les ondes du O103,5 FM!

Par Caroline Ouellet, CRHA

Saviez-vous qu’au Québec, on compte près de 1 500 000 personnes proches aidantes et que, dans la plupart des cas, ce sont des salariés qui tentent de rester équilibrés entre leurs obligations familiales et leur horaire de travail? Comme employeur, nous devons les soutenir. Non seulement en leur donnant la possibilité de continuer à soutenir leurs proches, mais en offrant de la flexibilité, du soutien, de l’écoute et beaucoup de compréhension.

Les formes de soutien d’un proche aidant

Les proches aidants peuvent être amenés à offrir leur soutien sous diverses formes, qui ne sont pas toujours pris en considération par exemple :

• Apporter de l’aide pour le transport
• Donner des soins personnels ou trouver une aide spécifique pour cela
• Planifier et coordonner les soins médicaux et divers services
• Effectuer les travaux domestiques et l’entretien de la maison
• Gérer les opérations bancaires
• S’occuper des obligations légales et juridiques
• Accompagner et soutenir la personne dans diverses activités sociales, sportives et culturelles, des études, l’intégration à l’emploi
• Supporter le côté émotionnel, psychologique et social de la personne dans le besoin
• Et bien plus encore!
  

Voici quelques moyens d’offrir de la flexibilité et de soutenir les aidants familiaux au sein de votre organisation.

• S’informer sur leur statut de proche aidant pour pouvoir cibler davantage l’aide que vous pouvez leur apporter
• Offrir l’option de télétravail ou de télétravail hybride pour alléger les déplacements
• Proposer une réduction d’heures ou une modification d’horaire de travail que ce soit de façon temporaire ou permanente
• Demander s’ils ont besoin de soutien et de services particuliers
• Proposer des vacances ou un temps d’arrêt supplémentaire lorsque requis
• Comprendre que même si ce sont des employés dévoués qui ont à cœur de bien faire les choses, qu’ils ont simplement des préoccupations diverses à gérer et souvent imprévues qui feront en sorte qu’ils devront s’absenter aléatoirement

Les conséquences observées chez un proche aidant sont nombreuses

• Il peut oublier de prendre soin de lui-même
• Il peut se retrouver avec des répercussions financières imprévues, un surplus de dépenses ou un manque à gagner dû à ses absences au travail
• Il s’isole socialement et restreint ses activités ou ses loisirs personnels
• Il peut ressentir plusieurs sentiments (ex. : culpabilité, de ne pas en faire assez, frustration et épuisement, etc.)
• Sa condition physique ou mentale peut se détériorer (épuisement et fatigue, stress et anxiété, impatience et irritabilité, émotivité et sentiment d’être submergé par toutes les tâches additionnelles qui s’imposent à lui en dehors de son quotidien)

Les bienfaits de la collaboration des employeurs

Lorsque les employeurs soutiennent activement leurs employés proches aidants, les retombées positives se font sentir à tous les niveaux de l’entreprise :

• Amélioration de l’équilibre et de la qualité de vie : En reconnaissant cette réalité, les employeurs contribuent au bien-être et à la santé mentale de leurs employés, ce qui se traduit par une meilleure qualité de vie
• Renforcement de la loyauté et de la reconnaissance : Les employés se sentent valorisés et soutenus, ce qui renforce leur engagement et leur attachement envers l’entreprise
• Productivité accrue : En allégeant la pression des proches aidants, les entreprises bénéficient d’une équipe plus présente et productive, évitant le présentéisme et la démobilisation causée par une surcharge de responsabilités
• Avantages partagés pour tous : En soutenant les proches aidants, l’entreprise crée un environnement où tout le monde peut s’épanouir – un bénéfice pour les employés, les équipes et l’organisation dans son ensemble!

Collecte de renseignements et prévention 

On constate qu’il est de plus en plus important de prévenir les risques pour la santé physique et mentale de ces employés et ce groupe de travailleurs proches aidants ne fait pas exception. Si vous n’avez pas encore instauré de programme de prévention des risques psychosociaux (RPS) pour encadrer, prévenir et intervenir en cas de détresse, ou si vous souhaitez développer un programme interne pour soutenir les proches aidants, des solutions efficaces et adaptées sont à votre disposition.

Il peut notamment être pertinent d’afficher, à l’intérieur de votre organisation, certaines références pour les proches aidants telles que :

• Info-aidant est un service téléphonique professionnel, confidentiel et gratuit qui s’adresse aux proches aidants et à leur entourage, aux intervenants et aux professionnels de la santé
• Proche aidance Québec regroupe 124 organismes communautaires qui soutiennent les personnes proches aidantes. Ces organismes ont pour mission d’améliorer leurs conditions de vie en soulageant l’appauvrissement et l’épuisement qu’elles vivent

Le mot de la fin

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notreapproche personnaliséeaide à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de l’entreprise. Pour plus d’information,contactez-nous!

Par Sarah Massicotte, CRHA

En tant qu’employeur, vous devez garantir la protection de la santé de vos employés en assurant leur sécurité et leur intégrité physique et psychologique. Pour répondre adéquatement à vos obligations et appliquer pleinement les règles en vigueur dans votre entreprise, il est nécessaire de connaître l’ensemble des dernières modifications de la Loi modernisant le régime de santé et de sécurité du travail. Nous avons donc regroupé pour vous un résumé des changements.

CNESST : Modernisation de la Loi n°59

L’Assemblée nationale du Québec a sanctionné le projet de loi n° 59 le 6 octobre 2021. Cette Loi vise à moderniser le régime de santé et de sécurité du travail en matière de prévention et de réparation des lésions professionnelles.

Elle modifie au passage des sections de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, la Loi sur la santé et la sécurité du travail, la Loi sur les normes du travail, la Loi instituant le Tribunal administratif du travail, la Loi sur l’assurance maladie, la Loi sur le régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics et enfin, la Loi sur le régime de retraite du personnel d’encadrement. De nombreux règlements ont donc soient été édictés, modifiés et/ou abrogés par l’adoption du projet de Loi.

Les principaux impacts du PL59 sur la LSST

Parmi toutes les nouvelles règles en vigueur, un changement majeur se distingue, soit la mise en place d’un régime intérimaire des mécanismes de prévention et de participation des travailleurs et ce, dès le 6 avril 2022.

Le régime intérimaire des mécanismes de prévention et de participation est mis en place pour préparer les entreprises à la mise en application du programme de prévention ou du plan d’action. Il introduit également des mécanismes de participation comme le comité de santé et de sécurité (CSS), le représentant en santé et en sécurité (RSS) ou l’agent de liaison en santé et en sécurité (ALSS).

Les mécanismes de prévention et de participation touchent toutes les entreprises sans exception et ont été déterminés en fonction du nombre de travailleurs, mais aussi du groupe prioritaire de l’entreprise.

Il est à noter que les mesures de prévention déjà prévues pour les groupes prioritaires 1-2 et 3 sont maintenues, au-delà des nouvelles obligations. Veuillez trouver juste ici le résumé des types d’entreprise par groupe prioritaire afin d’identifier votre groupe prioritaire si vous ne connaissez pas déjà celui-ci.

Le régime prévoit pour les entreprises de moins de 20 employés :

• Mise en œuvre d’un plan d’action
• Ajout de l’identification des risques de type psychosociaux
• Nomination d’un agent de liaison en santé et sécurité au travail

Le régime prévoit pour les entreprises de plus de 20 employés :

• Déploiement d’un programme de prévention
• Ajout de l’identification des risques de type psychosociaux
• Mise en place d’un comité en santé et sécurité au travail
• Nomination d’au moins un représentant en santé et sécurité au travail

La CNESST résume ici l’ensemble des nouveaux mécanismes prévus par le régime intérimaire, qui rappelons-le, demeureront en vigueur et ce, après l’adoption officielle du Règlement sur les mécanismes de prévention et de participation au plus tard le 6 octobre 2025. Ce sont donc des mesures permanentes et non temporaires.

Vos nouvelles obligations en vigueur

Depuis le 6 avril 2022 vous devez appliquer, si ce n’est déjà fait, ces changements qui sont :

• Actualiser la définition de dirigeant pour l’harmoniser avec celle inscrite dans les diverses lois constitutives des personnes morales
• Assurer un meilleur contrôle de la qualité des fournisseurs de biens et de services et établir des critères d’autorisation
• Mettre en application les mécanismes de prévention et de participation du régime intérimaire
• Offrir une couverture aux travailleuses et travailleurs qui exercent des tâches domestiques

À compter du 6 octobre 2022 d’autres changements seront également à appliquer.  Ceci, sans compter les mesures qui entreront en vigueur par la suite et ce, pour s’échelonner jusqu’en janvier 2024.

La CNESST résume les objectifs et offre une description complète des changements prévus au régime de santé et de sécurité du travail, en plus de fournir une vidéo explicative que vous pouvez consulter ici.

Le mot de la fin

Ayant comme but de favoriser une meilleure prise en charge de la santé et sécurité par les entreprises, la modernisation de la Loi n°59 apporte tout de même de grands changements pour les entreprises d’ici.

Nous espérons que notre résumé des changements vous sera utile quant à la mise en place de vos nouvelles obligations et surtout, vous permettrons d’intégrer le tout à votre culture organisationnelle de façon pérenne !

Si vous souhaitez être soutenus dans la mise en place du régime intérimaire dans votre entreprise, l’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner. Notreapproche personnaliséeaide à mettre en place de bonnes pratiques, adaptées à votre réalité et secteur d’activité et à suivre leur évolution selon vos besoins. Pour plus d’information,contactez-nous!

Par Sarah Massicotte, CRHA

En période estivale, vous faites face à de nombreux défis concernant la gestion des congés : comment organiser le travail pendant les vacances, qui prioriser dans les choix d’absences (etc.) ? Face à la dynamique du marché, vous savez que vous devez prioriser la santé et le bien-être de vos employés tout en assurant le contrôle des opérations de l’entreprise, ce qui peut parfois mener à une belle dualité. Comment planifier efficacement les vacances pour un été à la fois relax et efficace ? Voici 5 trucs donnés par des professionnels RH pour y parvenir.

Truc #1 – Planifiez, planifiez, planifiez

Voyez la planification des vacances de vos employés comme la planification d’un voyage. Partiriez-vous pour une destination choisie à la dernière minute, sans avoir préparé vos bagages, sans avoir où vous allez vous loger ou si vous parlez la langue de l’endroit visité ? Certainement pas ! C’est la même chose pour la planification des congés estivaux, soyez organisés. Prenez-vous d’avance, demandez à vos employés de songer à la période d’absence désirée le plus tôt possible, commencez à prévoir un mode opérationnel réduit que vous mettrez en place, les tâches à éliminer ou transférer, etc.

Truc #2 – Soyez clair et transparent

Expliquez votre politique de vacances, ou si vous n’en avez pas encore une, vos attentes à votre équipe. Clarifiez la procédure à suivre pour la demande des vacances, les indemnités qui seront versées, comment l’entreprise gère les demandes conflictuelles (par ancienneté, département, besoins opérationnels, etc.). En outre, soyez transparent et favorisez un dialogue d’échanges avec vos employés, tout en restant ouvert à leurs opinions et commentaires et, lorsque possible, faites des compromis. Pour assurer un traitement efficace des demandes, n’oubliez pas la période de « forte affluence » de vacances, fiez-vous à votre politique et surtout, soyez équitable.

Truc #3 – Établissez vos gardiens du fort

Prévoyez vos opérations avec un effectif réduit. Si l’entreprise ne ferme pas ses portes durant l’été, il vous faut prévoir des solutions afin d’organiser différemment les opérations internes, sans mettre en péril les objectifs organisationnels. Ce faisant, il vous faut dresser la liste de vos ressources clés pour l’été et surtout, les en aviser (lorsqu’on compte sur quelqu’un, il faut lui dire, sinon on passe à côté de la cible !). Pensez aussi à dresser la liste des priorités que vous remettrez à vos gardiens, afin qu’ils sachent sur quels dossiers travailler en période estivale.

Truc #4 – Rencontrez vos futurs vacanciers 

Il est primordial de rencontrer vos employés avant leur départ en vacances. Le but : vérifier les projets en cours, assurer le respect des livrables et les tâches à déléguer qui devront possiblement être assignées temporairement. Cette rencontre a aussi pour objectif de mettre au défi vos employés, on ne voudrait surtout pas passer à côté d’une tâche critique ! C’est donc le moment idéal de faire le point sur leurs méthodes de conservation des données et dossiers importants. Il faut recueillir le maximum d’information pour éviter de devoir contacter le vacancier, mais aussi, de fournir au reste de l’équipe, des indicateurs précis pour épargner les pertes de temps.

Truc #5 – Communiquez les absences

Assurez-vous que vos employés aient des signatures courriels ainsi que des messages vocaux signifiant leur absence temporaire, afin de gérer les demandes externes. Demandez-leur d’être précis : période d’absence totale, contact en cas d’urgence, etc. Il serait même futé d’aviser vos plus précieux collaborateurs à l’avance des absences, afin de répondre au mieux à leurs attentes et annoncer les changements dans les processus, si requis. Outre la communication externe, partagez également le calendrier des vacances avec toute l’équipe.

L’après-vacances

Et que se passera-t-il au retour des vacances ?  On s’attend à ce que les employés reprennent le travail comme s’ils n’étaient jamais partis ? Aussi bien dire mission impossible ! C’est tout à fait normal qu’il y ait une période d’adaptation au retour au travail, qu’il soit graduel ou à temps plein. Encore une fois, soyez à l’écoute et transparent. Indiquez à vos employés que vous êtes conscient qu’il peut y avoir une période de réadaptation lorsqu’on revient de vacances et que c’est normal (c’est comme recommencer un entraînement que l’on a délaissé quelque temps) !

Vous pouvez planifier une fois de plus des rencontres de retour avec vos vacanciers et leurs remplaçants, le cas échéant, question de faire le point sur l’avancement des dossiers et les nouvelles échéances importantes. Aussi, laissez le temps à vos employés de « se remettre dans le bain » (ex : rattraper leurs courriels, retirer leurs messages d’absence, etc.) et de grâce, ne planifiez pas de rencontres ou de nouvelles tâches à leur premier jour de retour ! Assurez-vous d’offrir un environnement propice à des retours sereins et apportez le soutien nécessaire pour permettre à vos employés de se redéployer à leur rythme jusqu’à regagner leur confiance, leur motivation et leur productivité.

Le mot de la fin

Nous espérons que nos conseils vous seront utiles quant à la gestion des congés de vos employés et surtout, vous permettrons d’intégrer le tout à votre culture organisationnelle de façon pérenne !

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Voici nos extraits les plus récents :

Capsule du 16 décembre 2022 – L’inspiration des gestionnaires
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 2 décembre 2022 – Les proches aidants
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 18 novembre 2022 – L’organisme concivilie
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 4 novembre 2022 – Grande nouvelle chez PRATIQ
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 21 octobre 2022 – La gestion des mises à pied
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 7 octobre 2022 – Les activités « team building »
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 23 septembre 2022 – La relève en entreprise
avec Caroline Ouellet,

Capsule du 9 septembre 2022 – Leadership au féminin (Groupe FB)
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 10 juin 2022 – L’implication des entreprises dans leur communauté
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 27 mai 2022 – L’horaire d’été
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 13 mai 2022 – La transparence salariale
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 29 avril 2022 – La matérialisation de vos projets
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 15 avril 2022 – Le climat de travail
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 1 avril 2022 – L’automatisation de l’accueil et intégration
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 18 mars 2022 – Qui sommes-nous ?
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 4 mars 2022 – La gestion du temps et de la concentration
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 18 février 2022 – La gestion du temps
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 4 février 2022 – Les nouvelles normes CNESST
avec Caroline Ouellet, CRHA

Capsule du 21 janvier 2022 – La gestion des congés de maternité
avec Caroline Ouellet, CRHA

Pour plus de conseils en direct, ne manque pas nos prochaines capsules tous les vendredis dès 8h40 sur les ondes du O103,5 FM!

Par Caroline Ouellet, CRHA

Tu es entrepreneur, gestionnaire ou propriétaire et tu es tanné d’être seul pour prendre des décisions ou tu sens que tu as plafonné et souhaite atteindre de nouveaux objectifs ? Tu veux te faire challenger et évoluer tout en gardant le contrôle de ton entreprise ? La mise sur pied d’un comité consultatif semble tout indiqué pour répondre à tous ces besoins en plus de briser l’isolement et surtout, devenir un atout indéniable pour ton entreprise !

Qu’est-ce qu’un comité consultatif ?

C’est un comité qui aura pour objectif de t’entourer et de t’encadrer dans tes prises de décision par des expertises très variées. C’est un peu comme un CA, sans toute la lourdeur administrative, en plus de n’attribuer aucun pouvoir décisionnel aux membres dans ton entreprise. Les membres du comité consultatif, par leur expertise et leurs conseils, soutiennent ton entreprise dans son développement, mais les responsabilités te reviennent entièrement comme administrateur. Dans tous les cas, c’est clairement une source d’expertise et de mentorat indépendante très fructifiante !

Par où commencer ?

Commence par réfléchir au fait que tu as l’occasion de compléter toutes les expertises stratégiques non comblées de ton entreprise et ce, sans avoir à embaucher qui que ce soit ! Ta première mission sera donc d’identifier quelles sont les expertises complémentaires à la tienne dont tu souhaiterais un représentant officiel à ton comité, par exemple en finance/comptabilité, vente, RH, production, etc. Ensuite, tu peux commencer à identifier des candidats potentiels qui répondent à tes besoins et qui partagent tes valeurs, que ce soit déjà des collaborateurs de ton succès ou non, ça n’a aucune importance. Ce sera peut-être l’occasion de te greffer à des entrepreneurs que tu admires depuis des années, qui sait ?!

Tu élabores ensuite ton plan de match (parce que oui, tu vas devoir expliquer à tes candidats l’objectif de ton comité et ce qu’ils vont venir réaliser dans ce comité !). Tu dresses donc la liste de tes défis, embûches, objectifs d’affaires, forces et points à améliorer.

Enfin, tu détermines la structure de ton comité. Quelle sera la fréquence des rencontres, où va-t-on se rencontrer, quelle sera l’implication en temps et en argent hors comité ? Petit conseil de pro : généralement, de 4 à 6 rencontres annuelles sont suffisantes et durent en moyenne de 2 à 3h. En ce qui concerne la forme, il y en a de tous les types : en présentiel, à tes bureaux, à distance, dans une salle louée, au restaurant, fait aller ton imagination pour rendre le tout utile et agréable !

Enfin, tu devras nommer des indicateurs de performance. Parce que sans indicateurs, comment mesurer l’efficacité du comité ? Question de s’assurer que tu rentabilises ton temps ainsi que celui de tes nouveaux collaborateurs, choisi des indicateurs de performance que tu vas utiliser en suivi continu durant l’année et surtout, détermine des cibles à atteindre. Par exemple, le taux de rétention, le pourcentage de profitabilité, le nombre de nouveaux marchés développés, etc.

Ce que tu dois absolument garder en tête ?

La confiance constitue un élément clé de tout comité consultatif. Eh oui, tu devras te mettre à nu, puisque, pour bien te conseiller, les membres de ton comité devront être au courant de ce qui se passe réellement dans ton entreprise, chez tes partenaires et même dans ton industrie. Cela dit, plus tu feras confiance à tes nouveaux collaborateurs de succès, plus ceux-ci le feront également avec toi et ainsi, te prodigueront des conseils encore plus constructifs et adaptés à ta réalité.

Tu devras présenter les défis et les menaces rencontrés, les opportunités et nouveautés, la gestion des finances, les cibles à atteindre et les indicateurs de performance de ton entreprise. Tu comprends donc ici que la préparation sera aussi un élément clé de ton succès ! Plus tu seras bien structuré et que tu détiendras des données viables, plus tes membres seront mobilisés et plus leurs conseils te seront bénéfiques.

Quels sont les avantages ? 

D’abord, tu bénéficieras de connaissances et de compétences complémentaires à celle de ton équipe. Puisque tu as minutieusement choisi des membres qui détiennent des expertises différentes de la tienne, ceux-ci pourront te partager leur précieux bagage (réussites et échecs inclus !), question de t’aider à faire face à tes enjeux avec beaucoup plus de facilité !

Tu seras plus stratégique. De par la mission du comité consultatif de t’aider à atteindre ton plein potentiel, ton panel d’experts s’assurera que chaque décision soit alignée avec ta mission, tes ambitions et tes valeurs! Tu verras rapidement qu’adopter une vision moins opérationnelle et plus stratégique c’est un beau challenge !

Le comité, te demandant d’être rigoureux dans ta gestion et tes prises de décisions, raffinera naturellement ta structure de gestion. Lorsque tu dois rationnaliser tes prises de décision à des entrepreneurs chevronnés, garanti que tu prends le temps de réfléchir. Tu peux officiellement mettre derrière toi l’époque des décisions prises sur un coin de table !

Tu te sentiras moins seul au sommet. Eh oui, la mise sur pied d’un comité consultatif brise l’isolement des propriétaires, dirigeants et entrepreneurs comme toi ! Ça peut aussi grandement favoriser le relâchement de la pression, n’ayant plus l’impression de porter ton entreprise seul sur tes épaules, en plus d’être davantage rassuré dans les prises de décisions réalisées en groupe.

Est-ce vraiment pour moi ?

Il est tout à fait possible que tu sois réellement satisfait de ta situation actuelle, de ta gestion ainsi que de ta performance individuelle et d’entreprise. Par contre, les données démontrent que la plupart des entrepreneurs ont des ambitions de croissance et donc, rarement rassasiés.  Si tu te reconnais dans ce profil, la mise en place d’un comité consultatif pourrait définitivement être l’une de tes meilleures décisions d’affaires !

Le mot de la fin

Nous espérons que nos conseils te mobiliseront à la mise sur pied officielle d’un comité consultatif et surtout, à te permettre d’intégrer le tout à ta culture organisationnelle !

L’équipe de PRATIQ est là pour t’accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à ta réalité et à ton secteur d’activité. Notreapproche personnalisée aide à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de l’entreprise. Pour plus d’information, contacte-nous!

Par Caroline Ouellet, CRHA

C’est rare que je parle au féminin ou au masculin dans mes articles ou capsules radio, mais je souhaite souligner aujourd’hui le travail des femmes. Pourquoi ? Parce qu’elles n’occupent souvent pas les places qu’elles devraient ou les places qu’elles pourraient obtenir en entreprise ! Et oui, la représentation des femmes au sein des entreprises du Québec dans des postes de gestionnaires est encore aujourd’hui, peu soulignée. À titre de propriétaires, encore moins. La situation s’améliore depuis les dernières années, en plus d’un accroissement plus important depuis le début de la pandémie, mais des améliorations considérables restent à réaliser. Je t’explique ci-dessous pourquoi et surtout, comment faire ta place comme femme !

Pourquoi les femmes n’occupent pas les places qu’elles pourraient?

• Les femmes ne se font pas suffisamment confiance pour oser postuler sur des emplois de gestion ;
• Elles attendent de se le faire demander plutôt que d’oser demander si elle pourrait occuper certains postes de responsabilités ;
• Elles se limitent à cause de la gestion familiale et de la conciliation travail-famille ;
• L’entreprise pense qu’à 30 heures par semaine, les femmes ne seront pas en mesure d’occuper adéquatement le poste ;
• Les femmes s’accomplissent dans le quotidien et tolèrent la routine plus facilement que les hommes.

Comment ça se voit concrètement ?

• Si un poste contient 10 critères de recrutement, les femmes vont vérifier si elles ont ces 10 critères et si elles en ont 9/10, elles ne vont pas postuler puisqu’elles vont juger ne pas détenir tous les critères requis ;
• De leur côté, les hommes vont postuler même s’ils ne détiennent que 4 critères sur 10 et oser poser leur candidature en se disant, advienne que pourra !
• Pour l’horaire de 30 heures par semaine, la plupart du temps, la femme est en mesure de réaliser toutes les tâches requises par son poste de gestion dans le temps désiré, car elle utilise plusieurs techniques et méthodes d’organisation pour pallier sa présente au travail moindre vu la conciliation travail-famille qu’elle doit gérer.

Ce que je souhaite souligner ici, c’est le fait que les femmes doivent oser davantage pour poser leur candidature dans des postes convoités et se faire confiance !

Les organisations auraient tout intérêt à avoir plus de femmes dans des postes de gestion.

Les avantages ratés ?

En n’intégrant ou ne promouvant pas de femmes dans des postes de gestion, les entreprises passent à côté d’une panoplie d’avantages, parfois insoupçonnés !  Des études ont d’ailleurs reconnu…

• Qu’elles peuvent apporter une toute autre dimension à la gestion d’entreprise, une certaine sensibilité et des points de vue différents pour compléter l’équipe de gestion ;
• Que les entreprises détenues par des femmes sont plus susceptibles d’innover que celles appartenant à des hommes ;
• Que les équipes dirigées par des femmes sont plus heureuses et mobilisées et leur taux de roulement est inférieur aux équipes dirigées par des hommes ;
• Que les entreprises dirigées par des femmes ont une croissance supérieure à celles des hommes, réussissent mieux et vivent plus longtemps ;
• Que les entreprises avec des femmes au pouvoir paient mieux leurs employés, les écarts salariaux sont moindres et créent plus d’emplois.

Les rôles qui s’inversent 

• Il y a de plus en plus de couples où c’est l’homme qui se charge des enfants et la femme qui travaille davantage à l’extérieur ;
• Le couple souhaite un meilleur partage des responsabilités familiales et donc, les rôles changent ;
• On voit de plus en plus de pères monoparentaux avec des enfants à charge.

Les changements de culture

Les hommes prennent de plus en plus de congés pour s’occuper de leur enfant ou suite à une naissance. Les entreprises doivent s’y préparer et changer cette culture qui valorise seulement la femme en tête des responsabilités familiales. Les entreprises devront être plus ouvertes à ce type de demande de la part de leurs employés masculins.

Les jeunes sont davantage attirés par des entreprises qui correspondent à leurs valeurs et à leurs croyances et ne recherchent plus seulement un salaire ou des tâches, mais bel et bien un sentiment d’appartenance. Et si les femmes étaient plus sensibles à ce style de gestion plus humain en entreprise, les prioriseriez-vous comme gestionnaire ?

Les modes de travail changent et tendent à être davantage flexibles, notamment avec la mise en place fulgurante du télétravail. Plus cette flexibilité grandit, plus elle favorise l’égalité des sexes dans sa course.

En terminant, je te laisse sur une réflexion :

Es-tu, comme entrepreneur, maintenant plus mobilisé à nommer davantage de femmes à titre de gestionnaire ? Es-tu maintenant, à titre de femme, plus confiante de lancer ta propre entreprise ou encore d’appliquer sur un poste de gestionnaire ?

Es-tu, comme entrepreneur, maintenant plus mobilisé à nommer davantage de femmes à titre de gestionnaire ? Es-t

Si ce n’est pas le cas, rappelle-toi que de grands changements dans le style de gestion des dernières décennies sont en cours. On constate que l’approche plus holistique du leadership des femmes est davantage connectée aux valeurs des nouvelles générations d’employés.

Pour la pérennité et le succès de ton entreprise, bonne réflexion !

Le mot de la fin

J’espère que cet article permettra d’accueillir davantage de femmes à la tête et à la gestion des entreprises d’ici et surtout, de permettre d’intégrer de nouvelles valeurs à votre culture organisationnelle de façon pérenne !

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de votre entreprise. Pour plus d’information, contactez-nous!