Par Caroline Ouellet, CRHA

Comme employeur, vous désirez aider et supporter vos employés et gestionnaires en ces temps de changements, de stress et d’incertitude? Prêts à passer à un autre niveau? PRATIQ vous offre un service de coaching personnalisé, adapté à vos besoins professionnels, et même personnels!

1. Qu’est-ce que le coaching?

Le coaching est une méthode d’accompagnement ayant pour but de soutenir un coaché vers l’atteinte de ses objectifs professionnels et personnels. Il permet aussi de mobiliser et d’optimiser les ressources humaines de l’entreprise afin d’atteindre le plein potentiel de chacun et ainsi, assurer la réussite collective. Le coaching s’adresse à tout le monde et peut également agir à titre préventif lorsque des situations ou des relations sont plus difficiles à gérer en entreprise ou d’un point de vue personnel.

2. Pourquoi se faire accompagner par un coach?

Afin de bien saisir l’ampleur du support qu’un coach peut apporter à son coaché, voici quelques exemples d’objectifs d’affaires ou personnels qui peuvent être abordés lors d’une séance de coaching :

• Apprendre à mieux travailler et collaborer avec un collègue
• Savoir discuter d’un sujet particulier avec son superviseur et comment s’y préparer
• Avoir amélioré son manque d’écoute et de concentration d’ici deux mois.
• Trouver une façon d’organiser son temps pour terminer plus tôt son travail
• Apprendre à discuter avec son adolescent sans générer une crise
• Apprendre à se prioriser et à prendre du temps pour soi
• Trouver une solution à une problématique d’espace à la maison qui occasionne plusieurs disputes
• Développer des outils pour mieux gérer son stress
• Trouver une façon de ne plus être dernière minute et de ne plus manquer d’échéances
• Avoir rencontré chacun de ses collaborateurs pour convenir des objectifs et cibles de développement à atteindre
• Pour les prochains trois mois, avoir fait une intervention efficace à chaque réunion du comité
• Avoir obtenu un niveau d’heures facturables de 70% d’ici 3 mois
• Augmenter les ventes de son département de 5% d’ici 6 mois

Ceux-ci ne sont que quelques exemples possibles pour se tourner vers le coaching afin d’être accompagné dans une démarche visant à trouver l’équilibre, s’améliorer et se sortir de l’isolement!

3. Comment se passe une séance de coaching?

Le coaching permet d’analyser certaines situations différemment, de définir des buts à atteindre, de valider les ressources disponibles et de prendre des actions et bonnes décisions par la suite. Chaque coaching est personnalisé, confidentiel et répond à une demande du coaché d’être accompagné pour diverses raisons.

Les séances peuvent durer aussi peu que 30 minutes ou encore une heure ou deux heures selon les préférences du coaché et l’objectif à atteindre. Parfois, un support de 30 minutes suffit à enligner le coaché vers de nouvelles pistes de solutions sur un sujet donné et parfois, une séance de 2h00 est nécessaire afin de bien couvrir tous les angles et les enjeux d’une problématique plus complexe. La durée de la séance va varier selon le temps disponible du coaché, l’objectif à atteindre et la fréquence habituelle des rencontres. Si les rencontres sont prévues aux mois, il arrive parfois que la durée des séances soit plus longue que si les rencontres sont prévues à la semaine ou aux deux semaines.

Les rencontres peuvent avoir lieu de façon virtuelle ou physique selon les préférences du coaché. Que la rencontre soit virtuelle ou physique, un bon coach réussit toujours à créer un climat d’échange, de collaboration et de transparence! Avec tous les outils virtuels disponibles, la distance physique n’a donc plus de conséquence sur le choix du coach avec qui le coaché souhaite travailler!

4. Le choix du coach, une priorité!

Le choix du coach est tout aussi important que la rencontre en soi et l’objectif à atteindre ! Dès la 1^re rencontre, le coaché doit se sentir à l’aise, en confiance, écouté et le coach doit créer un climat d’échange qui favorise la transparence, la discussion directe et franche. On ne peut pas espérer progresser si on se ment à soi-même, qu’on n’ose pas se révéler réellement ou qu’on cache des informations par peur du jugement de l’autre. D’où l’importance de choisir un coach certifié qui a acquis la compétence requise pour créer ce climat d’échange et de partage honnête!

Sachez qu’en coaching, le coach est une ressource pour aider et appuyer le coaché dans la voie du succès vers ce qu’il désire atteindre ou l’état dans lequel il souhaite être. Le coaché a toutes les réponses en lui et un coach est un partenaire qui peut l’aider à y accéder.

5. Une des coachs proposées!

Présidente, formatrice agréée, coach certifiée et membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) depuis 2010, Caroline Ouellet a fondé PRATIQ dans la perspective d’accompagner et de former le plus d’entreprises possible dans l’atteinte d’une saine gestion de leurs ressources humaines et de la santé-sécurité au travail, grâce à une approche clé en main qui donne des résultats!

Bachelière en ressources humaines et en santé-sécurité, elle détient plus de 13 années d’expérience dans divers domaines d’activités et l’accompagnement de gestionnaires. De plus, elle se passionne pour le coaching de gestion afin d’aider les entrepreneurs à se libérer des opérations, à rendre leur entreprise plus profitable et à réaliser leurs rêves! Elle accompagne également les employés à mieux communiquer, à développer de saines relations de travail, à réaliser des projets pour l’entreprise ou à réaliser leurs propres rêves! Elle est reconnue par ses pairs pour son authenticité, la qualité de son travail, son efficacité et sa mise en action rapide!

6. Ce qu’est PRATIQ

PRATIQ est une firme de services-conseils en gestion des ressources humaines composée de professionnels, membres de l’ordre des CRHA et CRIA et coach d’affaires certifié, offrant une gamme complète de services personnalisés axés notamment sur la formation, le coaching, la gestion des ressources humaines (RH), le développement de compétences et la gestion de la santé-sécurité (SST) dans de multiples environnements de travail.

Notre expérience nous aide à bien cibler les besoins de nos clients, de leurs employés et à travailler en équipe vers l’atteinte de meilleurs résultats. L’efficacité et la rigueur vont de pair et c’est ce que nous prônons dans toutes nos interventions. Nos actions innovantes et concrètes allient passion, créativité et authenticité. Comme notre nom l’indique, la force de PRATIQ est d’aider et d’accompagner les entreprises et leurs employés dans la concrétisation et la solidification de leurs projets!

7. N’attendez plus!

Si vous souhaitez comme gestionnaire ou superviseur apprendre à vous organiser, à déléguer en toute quiétude ou amener votre équipe à devenir plus autonome, PRATIQ peut vous soutenir dans votre démarche par le biais du coaching et de l’accompagnement. Alors, n’attendez plus, utilisez les ressources mises à votre disposition pour reprendre le contrôle de votre vie et vous sentir bien au travail tout comme à la maison!

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Par Caroline Ouellet, CRHA

Avec la grande période d’adaptation que la pandémie a occasionnée depuis mars 2020, il est grand temps de penser aux gestionnaires et superviseurs d’équipe! Submergés par les nouvelles tâches et compétences à développer, on les retrouve trop souvent épuisés, devant une liste de tâches à faire monstrueuse, n’ayant toujours pas pris le temps de se ressourcer. Voici quelques conseils afin de ralentir la cadence pour améliorer son bien-être et celui de ses employés!

1. L’analogie de l’avion

Pour bien illustrer la problématique vécue en entreprise, reprenons l’analogie de l’avion en chute libre. Tel un parent qui veut sauver ses enfants, le gestionnaire se doit de mettre son masque d’oxygène en premier lors d’un écrasement d’avion afin de pouvoir ensuite sauver sa famille et les aider à mettre leur propre masque. Il en est de même pour les gestionnaires, ils doivent constamment penser à eux pour se ressourcer et être en mesure d’avoir l’esprit clair et reposé pour mieux soutenir l’équipe ensuite. Malheureusement, c’est bien plus souvent qu’autrement le contraire!

2. Penser à soi, très peu souvent l’option #1

Il est primordial pour toute personne responsable d’une équipe, d’une entreprise, de gros projets ou autre, de prendre le recul nécessaire pour évaluer les situations vécues, valider les différentes options disponibles et faire des choix judicieux. Si le gestionnaire est au bord de l’épuisement, qu’il ne se priorise pas suffisamment et qu’il cumule la fatigue depuis des mois, il ne sera pas en mesure de bien jouer son rôle, mais il sera plutôt sur le pilote automatique! C’est pour cette raison que chaque gestionnaire doit être en mesure de se garder du temps pour lui à des moments opportuns et réguliers.

Toujours à l’affût des demandes et des besoins de son équipe, il ne prend pas toujours le temps nécessaire pour écouter ses propres besoins. Relayer au second plan, s’il lui reste du temps à la fin de la semaine, il osera peut-être partir 15-30 minutes plus tôt, après ses 50 heures de travail. Puis, comble de l’ironie, il se croise ensuite les doigts pour espérer ne pas sentir de la culpabilité pour son départ hâtif. C’est ce qu’on appelle avoir le cœur à l’ouvrage!

3. La gestion du temps et de l’agenda, la clé cachée!

Afin de réussir à s’en sortir, le gestionnaire doit apprendre à bien gérer son temps, à déléguer et se prévoir du temps libre à l’agenda pour la gestion des urgences et des imprévus. Apprendre à se prioriser c’est aussi ne pas se limiter à gérer des urgences et laisser les autres autour de nous gérer notre calendrier et notre temps à notre place! Pour reprendre le contrôle de son temps, le gestionnaire doit organiser celui-ci en prévoyant des blocs récurrents à l’agenda afin de bien connaître ses obligations et l’espace encore disponible (s’il en reste bien sûr)!

Exemples de récurrence à mettre à l’agenda :

• Inspection d’usine mensuelle le 1^er mardi du mois (1h00)
• Facturation mensuelle le dernier jeudi du mois (3h00)
• Réunion de production hebdomadaire de 9h à 10h le lundi (1h00)
• Réunion d’équipe journalière à 7h30 tous les matins (10 minutes)
• Planification journalière des tâches d’équipe de 7h50 à 8h50 (1h00)

Lorsqu’il est en mesure de bien cibler ces blocs récurrents à l’agenda et ensuite de les positionner dans une semaine, un mois, une année, le gestionnaire voit très rapidement sa charge de travail se dessiner devant ses yeux. Il peut ainsi faire d’importantes prises de conscience sur les éléments qui ne cadrent pas à l’agenda, les surplus de tâches et les volets à potentiellement déléguer. Il comprend pourquoi il se sent toujours à la course, pourquoi les réunions cédulées et les demandes diverses ne cadrent pas, etc.

S’il est chanceux, il lui reste encore quelques plages horaires disponibles. Comme dernière tâche, il doit valider si les heures requises par le poste sont comblées (ex. : 40h, 45h ou 50h). Si ses heures sont déjà toutes comblées à l’agenda, il ne doit rien rajouter et bloquer les espaces restants pour du temps personnel (oui oui, pour prendre soin de lui!). S’il ne prévoit pas à son agenda des blocs (Mandat Gestionnaire), non déplaçables et non effaçables, il ne prendra jamais le temps pour lui!

4. Les rencontres virtuelles, est-ce illimité?

On constate également avec la recrudescence des réunions virtuelles que les gens se prévoient très peu de temps entre les rencontres. Ce nouveau phénomène les amène à se sentir toujours à la course et bien entendu, surchargés. Si, avant l’ère des réunions virtuelles, on ne pouvait que faire 1 à 3 rencontres physiques par jour, pourquoi est-ce qu’on en cédule maintenant 4 à 6? Mieux vaut se prévoir du temps entre les rencontres, que de paraître non-professionnel en arrivant toujours en retard ou en mettant de côté nos besoins personnels (toilette, manger) pour être présent à temps. Le gestionnaire doit établir la quantité réelle de rencontres possibles par jour pour lui et s’y tenir, en prévoyant également du temps entre chacune d’elle (15, 30 ou 45 minutes, selon son rythme). S’il ne se prévoit pas de temps, il cumule alors les courriels et les demandes diverses de la journée et se sent obligé de les traiter à la fin de sa journée de travail, ce qui l’empêche de terminer à une heure décente!

Le plus difficile est d’apprendre à dire NON à une rencontre improvisée à la dernière minute, à une vidéoconférence où sa présence est plus ou moins pertinente ou à tout type de rencontre qui ne cadre pas avec les objectifs du poste et les résultats à atteindre. Lorsque cet art est maîtrisé, fini les pertes de temps et la non-maîtrise du calendrier!

5. Des vacances, mais à quoi bon?

Qui ne connaît pas un gestionnaire qui ne sait pas s’il sera en mesure de prendre de vraies vacances durant l’année, qui repousse sans cesse celles-ci ou les prend à coup de 2 à 3 jours à la fois? Il a pourtant été démontré que les meilleurs gestionnaires sont ceux qui prennent le plus de vacances! Surprenant non? Ils sont en effet les plus performants, ont de meilleures idées et des équipes plus autonomes et créatives!

Pourquoi, là est la question! Lorsque le gestionnaire s’autorise des vacances, c’est qu’il fait d’abord confiance à son équipe. Cela démontre également que celle-ci est autonome et a tous les outils en main pour bien réaliser son travail, et ce, même en l’absence du gestionnaire principal. Si, à son retour de vacances tout s’est bien passé, c’est qu’il a réussi son pari et que son équipe a su gérer le bateau en son absence. Si, au contraire, il y a eu des problématiques difficiles à gérer, le gestionnaire peut profiter de l’occasion pour cibler les éléments à corriger, mettre en place de nouveaux outils ou processus de contrôle et ainsi continuer l’amélioration continue des façons de faire et la formation des membres de l’équipe. Il ne faut toutefois pas qu’il prenne cette situation comme une confirmation qu’il n’aurait pas dû d’absenter, car si tel est le cas, il ne s’octroiera plus jamais de vacances!

Le test ultime pour un gestionnaire est de quitter l’équipe pour un mois ou deux et qu’à son retour, tout fonctionne à merveille! Il saura alors qu’il a créé une équipe performante, autonome, compétente et capable de se mobiliser pour surmonter les problématiques. C’est ce qu’on appelle pouvoir partir l’esprit tranquille!

Si vous souhaitez comme gestionnaire ou superviseur apprendre à vous organiser, à déléguer en toute quiétude ou amener votre équipe à devenir plus autonome, PRATIQ peut vous soutenir dans votre démarche par le biais du coaching et de l’accompagnement. Parfois un petit coup de pouce suffit à changer de vieilles habitudes et à instaurer de nouvelles façons de faire! N’attendez plus pour vous choisir et vous prioriser!

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et SST et surtout, de s’assurer de celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à reprendre le contrôle de votre agenda et à vous octroyer des vacances!

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Par Caroline Ouellet, CRHA

La période de fin d’année rime souvent avec période d’évaluation de rendement ou gestion des augmentations de salaire. Il s’agit aussi parfois du seul moment de l’année où l’employé aura une rencontre “officielle” avec son gestionnaire, d’où l’importance d’être bien structuré! Employeurs, cet article vous présente trucs et astuces pour faire de cette période d’évaluation une vraie réussite!

1. Gestion des augmentations ou seulement du rendement, là est la question!

Beaucoup de gestionnaires se questionnent à savoir si la période des augmentations doit être jumelée ou non aux évaluations. Nous sommes d’avis qu’il est préférable de ne pas lier ces deux moments durant la même rencontre afin de favoriser l’écoute et l’ouverture de la personne évaluée, plutôt que de perdre son attention au profit du désir de connaître le montant d’augmentation qui lui sera attribué. Si le gestionnaire fait de ce moment un moment d’échange et de partage, d’ouverture et de franchise, la gestion du salaire n’a pas sa place bien que l’évaluation soit tenue en compte lors de l’attribution des augmentations.

Donc, nous ne recommandons pas de transmettre l’information salariale au même moment que la rencontre d’évaluation, voire même deux ou trois mois plus tard. Ainsi, le gestionnaire adresse les points à corriger à son employé lors de l’évaluation et lui donne un moment pour les corriger, avant de confirmer son augmentation. S’ils sont corrigés, l’employé reçoit sa pleine augmentation, sinon, il reçoit une augmentation moindre, mais il a eu la chance d’améliorer les points demandés et n’est pas surpris du résultat! Fini l’argumentation interminable sur le pourquoi du comment mon augmentation n’est pas celle du voisin…

2. Enfin un moment tranquille avec mon gestionnaire!

Les employés n’ont pas souvent l’occasion d’être assis, face à face, et seuls avec leur gestionnaire, d’où l’importance de ces rencontres. Il faut prévoir au moins 30 minutes d’échange pour chacun des employés dans l’entreprise, du concierge au vice-président (voire même au président!).

Si la direction n’est pas en mesure d’accorder 30 minutes par année aux ressources les plus importantes de son entreprise, ça en dit long sur sa marque employeur! Aucune excuse n’est réellement valable si on se donne vraiment la peine de croire aux bienfaits des évaluations et de les prévoir à nos agendas.

Lors de ces rencontres, on peut aborder plusieurs volets tels que :

• Validation des compétences acquises et du comportement en lien avec le poste occupé
• Climat de travail et collaboration avec les collègues et le superviseur
• Type de supervision désirée
• La façon dont l’évalué souhaite être reconnu ou récompensé
• Les intérêts personnels
• Formations requises pour le poste actuel ou futur
• Carrière envisagée

3. Une grille des plus utile!

Afin de faciliter le processus d’évaluation et de permettre aux gestionnaires de connaître la perception de l’évalué sur divers sujets, il est très pertinent de demander à l’évalué de compléter une grille d’auto-évaluation avant la rencontre.

Le gestionnaire commence donc la rencontre en prenant connaissance des éléments notés par l’évalué et très souvent, son travail est beaucoup plus facile par la suite, puisque l’évalué a soulevé pratiquement tous les points à améliorer par lui-même! Il est parfois même plus sévère que le gestionnaire qui l’évalue, ce qui permet d’avoir de bonnes discussions sur des situations passées, la vision et les objectifs d’équipes ou individuels. L’employé ne se sent donc pas attaqué, puisque c’est lui qui présente les points sensibles à changer. Il ne reste plus qu’à valider que tous les points ont été abordés.

Une personne évaluée ne doit jamais se sentir surprise d’un point discuté lors de son évaluation, car elle doit être mis au courant, au fur et à mesure, en cours d’année des éléments à corriger. Si ce n’est pas le cas, peut-être que le gestionnaire a besoin d’un peu de courage managérial ou d’accompagnement afin de développer ses habiletés de communication et sa capacité à donner des critiques constructives ou du feedback?

Dans un même ordre d’idée, pourquoi ne pas faire minimalement deux rencontres par année (aux six mois) afin d’alléger encore plus le processus et de s’assurer que les employés restent alignés sur leurs objectifs ou sont sur la bonne voie? Alors, plus vous faites de suivis, plus vos employés changent et répondent à vos attentes!

4. Des compétences à faire rêver!

En terminant, plusieurs compétences clés sont de plus en plus en demande, telles que : 

• La capacité à mobiliser des équipes à distance
• Le leadership
• L’intelligence émotionnelle
• L’agilité et le courage
• L’intégrité et la transparence
• La capacité à déléguer, à bien gérer son temps de façon autonome

Ceux détenant ces compétences sauront se démarquer dans ce monde en plein changement! On dit que dans la vie, le vrai travail que l’on doit faire est le travail sur soi et non notre travail en entreprise qui n’est, en réalité, qu’occupation!

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et SST, telles que les évaluations et la gestion des augmentations de salaire et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à faire de ces rencontres des moments inoubliables!

Pour plus d’information ou pour obtenir notre aide, contactez-nous!

Pour ceux qui doivent se réinventer, voici quelques idées pour changer les traditionnelles façons de faire concernant le repas de Noël et la gestion des cadeaux!

Par Sarah Massicotte, CRHA

On ne s’en sort pas, la période des fêtes est à nos portes! Période de réjouissances pour certains et problématiques de gestion de vacances pour d’autres? Comme employeur, avez-vous réfléchi à l’impact de la gestion de vos congés sur le bon fonctionnement ainsi que le rendement de votre entreprise? Voici quelques bonnes pratiques, pour que vous puissiez vous reposer en toute plénitude!

1. Organisez-vous!

Si ce n’est pas déjà fait, mettez en place un système clair d’octroi de vacances, tel que « premier arrivé, premier servi » ou encore la version plus traditionnelle d’octroi par ancienneté. L’important, c’est d’adapter votre méthode à la couleur de votre entreprise et de bien la communiquer à votre équipe. 

Une fois le modèle choisi, tel un vrai planificateur, vous convergez les congés vers un calendrier maison ou encore pour les plus aguerris, un logiciel de planification de vacances! Le but? Permettre à tout le monde de prendre du repos, tout en évitant qu’une équipe complète soit absente au même moment!

2. Planifiez et formez

Vous devez assurer la relève des responsabilités des employés qui seront absents. Demandez-leur de dresser une liste des tâches essentielles et d’identifier qui pourrait effectuer ces tâches, sans que ça ne représente une surcharge de travail pour leurs collègues, ni que vos clients ne ressentent l’impact de cette absence.

Ensuite, déléguez officiellement les nouvelles responsabilités et assurez-vous que vos ressources soient bien formées pour réaliser ces tâches temporaires. Au besoin, planifiez un transfert des connaissances officiel.  Petit conseil : formez en continu vos employés à faire les tâches des autres et assurez-vous qu’il est possible de rapidement réorganiser les responsabilités en cas de besoin. Vous éviterez ainsi le découragement des employés qui tiendront le fort, rendrez votre équipe plus agile et assurerez la fluidité de vos opérations.

3. Avez-vous pensé à fermer boutique?

Vous êtes-vous demandé ce qui arriverait si vous imposiez une période de vacances fixe à vos employés et que vous fermiez temporairement les portes de votre entreprise? Si ce n’est pas le cas, entamez dès maintenant la réflexion, ceci pourrait permettre de simplifier votre processus de gestion des vacances et permettre un repos complet et total à l’ensemble de vos employés. Attention! Vous ne devez pas manquer d’échéances fiscales ni d’engagements auprès de vos clients!

4. Vous avez le droit de dire non

Le fait de pouvoir refuser une demande de vacances fait partie de vos droits et vous devez en être conscients. Si un employé demande des vacances alors que c’est impossible pour assurer le bon fonctionnement du département ou même de l’ensemble de vos opérations, vous pouvez refuser ou encore, proposer un compromis lorsque cela est possible.

5. Informez des absences

Assurez-vous que vos employés signifient clairement leur absence. Demandez-leur d’enregistrer un message d’absence sur leur boîte vocale et de courriels ou tout autre moyen de communication. En bon planificateur, vous leur proposerez peut-être même des modèles! Prévoyez envoyer une infolettre à vos clients en précisant que vous serez fermé ou encore à effectif réduit, afin d’éviter des frustrations.

6. Respectez les normes

Dans l’ensemble du processus, assurez-vous de respecter les Lois qui régissent votre entreprise. Comme vous êtes passionné, vous voulez dire oui à tous vos employés et ce, sans limites. Mais qu’adviendrait-il si un employé décidait de porter plainte contre vous parce que vous n’avez pas respecté ses droits ou qu’il se sent lésé? Cette situation peut être évitée en vous informant des Lois qui régissent les congés et les absences. Ainsi vous pourrez dormir l’esprit tranquille!

Le mot de la fin

Nous espérons que nos conseils vous permettront d’éviter le surmenage de vos employés, de permettre la fluidité de vos opérations et surtout, de vous permettre de décrocher!

L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et surtout, de s’assurer que celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à les mettre en place et à suivre leur évolution selon les besoins de votre entreprise.

Pour plus d’information, contactez-nous!