Par Caroline Ouellet, CRHA
Avec la grande période d’adaptation que la pandémie a occasionnée depuis mars 2020, il est grand temps de penser aux gestionnaires et superviseurs d’équipe! Submergés par les nouvelles tâches et compétences à développer, on les retrouve trop souvent épuisés, devant une liste de tâches à faire monstrueuse, n’ayant toujours pas pris le temps de se ressourcer. Voici quelques conseils afin de ralentir la cadence pour améliorer son bien-être et celui de ses employés!
1. L’analogie de l’avion
Pour bien illustrer la problématique vécue en entreprise, reprenons l’analogie de l’avion en chute libre. Tel un parent qui veut sauver ses enfants, le gestionnaire se doit de mettre son masque d’oxygène en premier lors d’un écrasement d’avion afin de pouvoir ensuite sauver sa famille et les aider à mettre leur propre masque. Il en est de même pour les gestionnaires, ils doivent constamment penser à eux pour se ressourcer et être en mesure d’avoir l’esprit clair et reposé pour mieux soutenir l’équipe ensuite. Malheureusement, c’est bien plus souvent qu’autrement le contraire!
2. Penser à soi, très peu souvent l’option #1
Il est primordial pour toute personne responsable d’une équipe, d’une entreprise, de gros projets ou autre, de prendre le recul nécessaire pour évaluer les situations vécues, valider les différentes options disponibles et faire des choix judicieux. Si le gestionnaire est au bord de l’épuisement, qu’il ne se priorise pas suffisamment et qu’il cumule la fatigue depuis des mois, il ne sera pas en mesure de bien jouer son rôle, mais il sera plutôt sur le pilote automatique! C’est pour cette raison que chaque gestionnaire doit être en mesure de se garder du temps pour lui à des moments opportuns et réguliers.
Toujours à l’affût des demandes et des besoins de son équipe, il ne prend pas toujours le temps nécessaire pour écouter ses propres besoins. Relayer au second plan, s’il lui reste du temps à la fin de la semaine, il osera peut-être partir 15-30 minutes plus tôt, après ses 50 heures de travail. Puis, comble de l’ironie, il se croise ensuite les doigts pour espérer ne pas sentir de la culpabilité pour son départ hâtif. C’est ce qu’on appelle avoir le cœur à l’ouvrage!
3. La gestion du temps et de l’agenda, la clé cachée!
Afin de réussir à s’en sortir, le gestionnaire doit apprendre à bien gérer son temps, à déléguer et se prévoir du temps libre à l’agenda pour la gestion des urgences et des imprévus. Apprendre à se prioriser c’est aussi ne pas se limiter à gérer des urgences et laisser les autres autour de nous gérer notre calendrier et notre temps à notre place! Pour reprendre le contrôle de son temps, le gestionnaire doit organiser celui-ci en prévoyant des blocs récurrents à l’agenda afin de bien connaître ses obligations et l’espace encore disponible (s’il en reste bien sûr)!
Exemples de récurrence à mettre à l’agenda :
- Inspection d’usine mensuelle le 1er mardi du mois (1h00)
- Facturation mensuelle le dernier jeudi du mois (3h00)
- Réunion de production hebdomadaire de 9h à 10h le lundi (1h00)
- Réunion d’équipe journalière à 7h30 tous les matins (10 minutes)
- Planification journalière des tâches d’équipe de 7h50 à 8h50 (1h00)
Lorsqu’il est en mesure de bien cibler ces blocs récurrents à l’agenda et ensuite de les positionner dans une semaine, un mois, une année, le gestionnaire voit très rapidement sa charge de travail se dessiner devant ses yeux. Il peut ainsi faire d’importantes prises de conscience sur les éléments qui ne cadrent pas à l’agenda, les surplus de tâches et les volets à potentiellement déléguer. Il comprend pourquoi il se sent toujours à la course, pourquoi les réunions cédulées et les demandes diverses ne cadrent pas, etc.
S’il est chanceux, il lui reste encore quelques plages horaires disponibles. Comme dernière tâche, il doit valider si les heures requises par le poste sont comblées (ex. : 40h, 45h ou 50h). Si ses heures sont déjà toutes comblées à l’agenda, il ne doit rien rajouter et bloquer les espaces restants pour du temps personnel (oui oui, pour prendre soin de lui!). S’il ne prévoit pas à son agenda des blocs (Mandat Gestionnaire), non déplaçables et non effaçables, il ne prendra jamais le temps pour lui!
4. Les rencontres virtuelles, est-ce illimité?
On constate également avec la recrudescence des réunions virtuelles que les gens se prévoient très peu de temps entre les rencontres. Ce nouveau phénomène les amène à se sentir toujours à la course et bien entendu, surchargés. Si, avant l’ère des réunions virtuelles, on ne pouvait que faire 1 à 3 rencontres physiques par jour, pourquoi est-ce qu’on en cédule maintenant 4 à 6? Mieux vaut se prévoir du temps entre les rencontres, que de paraître non-professionnel en arrivant toujours en retard ou en mettant de côté nos besoins personnels (toilette, manger) pour être présent à temps. Le gestionnaire doit établir la quantité réelle de rencontres possibles par jour pour lui et s’y tenir, en prévoyant également du temps entre chacune d’elle (15, 30 ou 45 minutes, selon son rythme). S’il ne se prévoit pas de temps, il cumule alors les courriels et les demandes diverses de la journée et se sent obligé de les traiter à la fin de sa journée de travail, ce qui l’empêche de terminer à une heure décente!
Le plus difficile est d’apprendre à dire NON à une rencontre improvisée à la dernière minute, à une vidéoconférence où sa présence est plus ou moins pertinente ou à tout type de rencontre qui ne cadre pas avec les objectifs du poste et les résultats à atteindre. Lorsque cet art est maîtrisé, fini les pertes de temps et la non-maîtrise du calendrier!
5. Des vacances, mais à quoi bon?
Qui ne connaît pas un gestionnaire qui ne sait pas s’il sera en mesure de prendre de vraies vacances durant l’année, qui repousse sans cesse celles-ci ou les prend à coup de 2 à 3 jours à la fois? Il a pourtant été démontré que les meilleurs gestionnaires sont ceux qui prennent le plus de vacances! Surprenant non? Ils sont en effet les plus performants, ont de meilleures idées et des équipes plus autonomes et créatives!
Pourquoi, là est la question! Lorsque le gestionnaire s’autorise des vacances, c’est qu’il fait d’abord confiance à son équipe. Cela démontre également que celle-ci est autonome et a tous les outils en main pour bien réaliser son travail, et ce, même en l’absence du gestionnaire principal. Si, à son retour de vacances tout s’est bien passé, c’est qu’il a réussi son pari et que son équipe a su gérer le bateau en son absence. Si, au contraire, il y a eu des problématiques difficiles à gérer, le gestionnaire peut profiter de l’occasion pour cibler les éléments à corriger, mettre en place de nouveaux outils ou processus de contrôle et ainsi continuer l’amélioration continue des façons de faire et la formation des membres de l’équipe. Il ne faut toutefois pas qu’il prenne cette situation comme une confirmation qu’il n’aurait pas dû d’absenter, car si tel est le cas, il ne s’octroiera plus jamais de vacances!
Le test ultime pour un gestionnaire est de quitter l’équipe pour un mois ou deux et qu’à son retour, tout fonctionne à merveille! Il saura alors qu’il a créé une équipe performante, autonome, compétente et capable de se mobiliser pour surmonter les problématiques. C’est ce qu’on appelle pouvoir partir l’esprit tranquille!
Si vous souhaitez comme gestionnaire ou superviseur apprendre à vous organiser, à déléguer en toute quiétude ou amener votre équipe à devenir plus autonome, PRATIQ peut vous soutenir dans votre démarche par le biais du coaching et de l’accompagnement. Parfois un petit coup de pouce suffit à changer de vieilles habitudes et à instaurer de nouvelles façons de faire! N’attendez plus pour vous choisir et vous prioriser!
L’équipe de PRATIQ est là pour vous accompagner dans l’implantation de bonnes pratiques RH et SST et surtout, de s’assurer de celles-ci correspondent à votre réalité et à votre secteur d’activité. Notre approche personnalisée vous aidera à reprendre le contrôle de votre agenda et à vous octroyer des vacances!
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